8 tips om je persoonlijke microsoft teams-omgeving te structureren
Misschien werk je er al jaren mee, of ben je pas sinds de uitbraak van het coronavirus begonnen met samenwerken in Microsoft Teams. Hoe dan ook: een beetje structuur en duidelijkheid creëren is nooit verkeerd! Daarom delen we 8 tips die jou op weg helpen.
Tip 1. Geef alleen actieve teams weer
Je kan de weergave van de teams waarvan jij lid bent zelf bepalen. Ben jij lid van een team waar je eigenlijk niets mee doet? Verberg het team dan. Klik achter de teamnaam op de drie puntjes en kies ‘Verbergen’.
Het team komt nu onder ‘Verborgen teams’ te staan
Tip 2. Rangschik je teams
Het is mogelijk om zelf de volgorde van jouw teams te bepalen. Je kan bijvoorbeeld je teams op basis van het alfabet rangschikken (A-Z) of de teams waar je het meest in werkt bovenaan zetten. Simpel: houd je linkermuisknop ingedrukt op het team dat je wilt verslepen en verschuif hem naar de gewenste plek.
Tip 3. Maak kanalen waar je veel in werkt vast
De kanalen waar je actief in bent kan je vastmaken, zodat deze bovenaan blijven staan en makkelijk toegankelijk zijn. Je hoeft op deze manier niet meer te zoeken tussen alle teams naar het juiste kanaal. Ga naar het kanaal dat je wilt vastmaken, klik op de drie puntjes en daarna op ‘Vastmaken’.
Het kanaal staat boven alle teams onder ‘Vastgemaakt’.
Tip 4. Maak gebruik van een onderwerp
Wanneer je door je berichten heen scrolt wil je graag in één oogopslag zien waar het bericht over gaat. Daarom is het handig om een onderwerp aan je bericht toe te voegen. Klik bij ‘start een nieuw gesprek’ op de A met het pennetje.
Nu krijg je de mogelijkheid om een onderwerp toe te voegen
Tip 5. Sla berichten op die je op een later moment wil bekijken
Soms ben je druk aan het werk, maar zie je een bericht binnenkomen waarin gevraagd wordt of je ‘Document XYZ’ wil reviewen. Je wilt dit bericht met bijbehorend document op een later moment snel terug kunnen vinden. Schuif met je muis over het bericht dat je wilt opslaan, klik op de drie puntjes en daarna op ‘Dit bericht opslaan’.
Het bericht kan je terugvinden wanneer je op je profielfoto klikt en daarna naar ‘Opgeslagen’ gaat.
Tip 6. Gebruik de beantwoorden-knop
Om ervoor te zorgen dat je omgeving voor het voeren van gesprekken niet vervuild raakt met vele losse berichten, kan je gebruikmaken van de beantwoorden-knop. Wanneer je dat doet, blijft het gehele gesprek bij elkaar en heb je zelfs de mogelijkheid om het gesprek in te vouwen.
Tip 7. Maak gebruik van tags
Je had al de mogelijkheid om personen, een kanaal of een team te mentionen met behulp van het @. Maar er is ook een mogelijkheid om groepen te benoemen. Denk bijvoorbeeld aan een ICT-afdeling die bestaat uit drie medewerkers. Voorheen moest je @persoonA, @persoonB, @persoonC los van elkaar benoemen, maar er bestaat een mogelijkheid om tags te hangen aan personen. Op deze manier kan je @ICT benoemen en krijgt zowel persoon A, als persoon B als C een melding.
Ga naar het team waar jij tags voor wil toevoegen, klik op de drie puntjes en daarna op ‘Tags beheren’. Klik daarna op ‘Tag maken’.
Je vult de ‘Tagnaam’ (in dit geval ICT) in en voegt de personen toe uit je team die behoren tot deze groep. Daarna druk je op ‘Maken’. Wanneer jij nu @ICT intypt, dan geeft hij aan dat er 3 personen deze tag hebben en deze personen zullen dus ook allemaal een melding krijgen in hun activiteit.
Tip 8. Maak gebruik van de zoekfunctie
In Microsoft Teams zit een handige zoekfunctie waar je snel berichten, personen of bestanden mee terug kan vinden. Ga naar de zoekbalk helemaal bovenin Microsoft Teams en typ hier een woord in waarnaar je op zoek bent. Daarna kies je of je op zoek bent naar een bericht, persoon of bestand. Vervolgens kan je met behulp van ‘Meer filters’ gedetailleerder zoeken.
Hopelijk heb je wat gehad aan de tips om gestructureerd te werken met Microsoft Teams. Heb je meer vragen over samenwerken?
