Adoptie van techniek laat ICT-projecten én medewerkers slagen

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers nieuwe technologieën binnen de organisatie optimaal omarmen? In dit blog geeft Kelly van der Laan, Adoption Consultant Microsoft, antwoord op deze vraag: “Vaak implementeert de ICT’er een applicatie, waarna deze vervolgens in de organisatie wordt uitgerold. Maar dat betekent níet dat iedereen daar ook op zit te wachten. Of weet hoe het te gebruiken. Daarom is de adoptie van techniek belangrijk. Voor e-office betekent adoptie dat we ervoor zorgen dat medewerkers van A tot Z betrokken zijn bij een ICT-project, zodat ze zich bewust zijn van de toegevoegde waarde van de nieuwe applicatie of de verandering in de werkwijze. Dit zorgt ervoor dat de implementatie van het project ook daadwerkelijk slaagt.”

Communicatie van groot belang

Aandacht voor de adoptie van techniek draagt bij aan het slagen van een ICT-project. Helaas komt het nog steeds voor dat er veel wordt geïnvesteerd om een applicatie uit te rollen, maar dat het project vervolgens faalt omdat er niemand is die de applicatie gebruikt. Dat is zonde én te voorkomen. “Goede communicatie is key”, legt Kelly uit. “Deze communicatie begint al bij de start van een project. Het is belangrijk om eerst het grondwerk te leggen. Daarom nemen we medewerkers mee in het proces en leggen we uit waarom we iets doen. We vragen waar ze tegenaan lopen en voegen visie toe. Daarna volgt pas de uitrol. Zoals we bij e-office zeggen: put people first. Het is leuk om technologie te hebben, maar daar heb je niets aan als medewerkers er niet mee werken.”

Voordelen adoptie van techniek

Kelly zet de belangrijkste voordelen van adoptie op een rij:

• Blije medewerkers
• Verbeterde samenwerking
• Verhoging productiviteit
• Efficiëntieslag
• Hoger rendement
• En de belangrijkste: de uitgerolde verandering wordt daadwerkelijk toegepast!

Adoptie als rode draad door de organisatie

Niet alleen tijdens de uitrol van de technologie moet adoptie volledig verweven zijn in het project, ook daarna. Kelly: “Als eerste moeten medewerkers weten dat de technologie bestaat. Maar dat is niet voldoende. Het is belangrijk ze uit te leggen hoe deze nieuwe technologie kan helpen en dat ze er ook lol in hebben. Medewerkers moeten er continu aan herinnerd worden dat deze beschikbaar is.” En daar stopt het niet. “Na oplevering van een ICT-project zijn er misschien ontwikkelingen, nieuwe collega’s, updates of nieuwe behoeften. Die ontwikkelingen moeten bewaakt en opgepakt worden. Dat is waar e-office bij helpt. Wij bieden continu ondersteuning – juist ook na oplevering – om ervoor te zorgen dat het project slaagt én zijn vruchten af blijft werpen. ”

Medewerkers als ambassadeurs

Wanneer je van jouw medewerkers ambassadeurs van de nieuwe technologie maakt, nemen zij de rest van de organisatie mee. “Het werkt als een olievlek. Vaak heb je een groep early adopters en zij zijn perfect om de rest van de organisatie te enthousiasmeren. Wanneer zij laten zien dat ze er baat bij hebben en er gebruik van maken, zet dat de nieuwste ICT-oplossing kracht bij en wordt van daaruit de rest van de organisatie positief beïnvloed. De laatste 20% van de organisatie die achterop loopt met veranderingen wordt van daaruit meegenomen.”

Maak van jouw ICT-project een succes!

Alleen het geven van een training of rondsturen van een PDF is dus niet genoeg om ervoor te zorgen dat de medewerkers je ICT-project omarmen. De juiste begeleiding is van groot belang en staat bij e-office op de eerste plaats. “Wij zorgen ervoor dat jouw medewerkers meegenomen worden in het hele verhaal”, besluit Kelly. “We kijken samen naar de toegevoegde waarde voor jouw organisatie en de beste manier om quick wins voor de medewerkers te bewerkstelligen. Dit plaveit de weg voor de uitrol, waardoor iedereen daadwerkelijk de nieuwe technologie adopteert en je van jouw ICT-project een succes maakt!”

Hoe wij een adoptietraject starten? In deze case lees je meer over de succesvolle adoptie van Microsoft voor Breda University of Applied Sciences. En ben je benieuwd hoe we jouw adoptietraject kunnen begeleiden? Neem dan hier contact met ons op.