Vijf tips om je productiviteit te verhogen met Microsoft Teams

Samenwerken met je collega’s: daar gebruiken we vandaag de dag voornamelijk Microsoft Teams voor. Met dagelijks meer dan 115 miljoen actieve gebruikers is Microsoft Teams in korte tijd dan ook het populairste platform geworden om samenwerken in Office 365 te ondersteunen. We chatten, delen documenten en videobellen er op los. Maar halen jij en je team er wel het maximale uit? Hoe blijf je als team zo productief mogelijk tijdens het thuiswerken? In deze blog delen we vijf tips om meer uit Microsoft Teams te halen om zo je productiviteit te verhogen.

Tip 1: ga slim om met notificaties

Microsoft Teams is volledig geïntegreerd én naadloos verbonden met alle Office 365-apps. Daardoor wordt het makkelijker om alle interne communicatie, die normaal gesproken per e-mail of op kantoor werd besproken, naar Teams te verplaatsen. Dit houdt je mailbox een stuk overzichtelijker én je weet zeker dat je altijd op het meest recente bericht reageert. Toch kunnen al die notificaties in Teams er ook voor zorgen dat je snel wordt afgeleid, wat ten koste gaat van je focustijd. Om hier efficiënter mee om te gaan, kan je voor jezelf de volgende regel instellen: kan ik het bericht binnen 1 minuut beantwoorden? Doe het dan meteen. Lukt dit niet, omdat je bijvoorbeeld eerst nog iets uit moet zoeken? Geef dan aan dat je er later op terugkomt en stel een notificatie in om jezelf hieraan te herinneren. Dit kan heel gemakkelijk door de app Power Automate toe te voegen aan je Teamsomgeving. Je stelt dan in over hoeveel uur je weer een notificatie in de chat wilt ontvangen. Deze reminders in de toekomst gaan je helpen om productiever te werken.

Tip 2: deel je werkdag efficiënter in

Uit onderzoek blijkt dat je na elke afleiding tussen de 5 en 25 minuten nodig hebt om je opnieuw te kunnen focussen. Maar in de praktijk zien we juist dat online vergaderingen direct achter elkaar gepland worden. De belangrijkste oorzaak hiervan is de weggevallen reistijd. Tijd om een afspraak te verwerken of tussendoor naar het koffiezetapparaat te lopen, is er daardoor niet. Wij adviseren om niet heel je dag vol te plannen met meetings en taken. Houd bewust lege ruimtes over tussen diverse meetings en taken. Plan in je Teams-agenda bijvoorbeeld zes uur van je dag in en houd twee uur over voor het oppakken van spoedklusjes, het verwerken van meetings, het beantwoorden van mails of het helpen van je kinderen met hun huiswerk.

Tip 3: zorg voor voldoende ontspanningsmogelijkheden

Wist je dat de koffieautomaatpraatjes, gezellige borrels en gezamenlijke lunches positieve invloed hebben op de productiviteit van medewerkers? Het is dan ook niet zo gek dat deze aspecten het meest gemist worden nu we veel vanuit huis werken. Zorg daarom dat je medewerkers zoveel mogelijk contact met elkaar blijven hebben. Maak bijvoorbeeld een ‘online koffieautomaat’-kanaal aan in Teams, waarin medewerkers de hele dag door een (informeel) praatje kunnen maken met elkaar. Voeg een smoelenboek toe binnen Teams met Directory van LiveTiles. Organiseer een online pubquiz op de vrijdagmiddag of begin elke dag met een meet-up met de verschillende teams. Deze online activiteiten zorgen voor verbondenheid, enthousiasme én een hogere productiviteit.

Tip 4: verminder afleiding door Teams als platform te gebruiken

De voornaamste reden van een niet-productieve dag is afleiding. Afleiding van diverse notificaties en het moeten schakelen tussen diverse platformen en applicaties. Niet zo gek als je je bedenkt dat we dagelijks met tientallen applicaties werken. Van Outlook, Word, SharePoint en Microsoft Teams tot (online) tools als Asana, OneNote, Salesforce en Google Analytics. Die door de meeste mensen ook nog eens allemaal los van elkaar gebruikt worden. Je krijgt daardoor vanaf diverse plekken notificaties en klikt van de ene naar de andere tool. Dat kan efficiënter!

Werk vanuit één centraal platform

Waar je in Teams al powerapps als Jira, Forms en Kahoot kunt koppelen aan je persoonlijke omgeving, gaat de tool EveryWhere van LiveTiles hierin nog een stap verder. Zij creëren namelijk één centraal platform in Teams, waardoor naast jouw apps, ook je intranet en self service werkstromen in Teams ‘landen’. Je kunt daarmee al je werk echt vanuit één centraal platform uitvoeren en met één klik bij al jouw belangrijke werkplekonderdelen en informatie. Dit alles kan zelfs op basis van doelgroepen worden gepersonaliseerd! Een groot voordeel is dat je hierdoor minder vaak wordt afgeleid door notificaties van andere applicaties en je minder hoeft te switchen tussen de verschillende platformen. Zo kan jij je beter focussen en zal ook je productiviteit verhogen.

Tip 5: kijk ons webinar ‘Zo maak jij van Teams jouw centrale werkplek’ terug

Wil je meer weten over de tool EveryWhere van LiveTiles of heb jij na het lezen van bovenstaande tips het idee dat je meer uit je Microsoft Teams omgeving kunt halen? Onze consultants vertellen je er graag meer over. Zo gaf Frank van Attekum (Senior Business Consultant e-office) al eens een webinar over dit onderwerp met LiveTiles expert Tim Swaag. Benieuwd? Neem contact met ons op via het contactformulier en wij sturen je de opname graag toe.