Wat e-office heeft geleerd van thuiswerken in 2020

Afgelopen maart kwam het nieuws: heel Nederland ging in lockdown. Alleen personen met essentiële beroepen mochten nog naar het werk, de rest moest thuiswerken. e-office heeft direct haar deuren dichtgegooid. En hoewel wij bij e-office al enigszins gewend waren om vanaf verschillende locaties (samen) te werken, werd ook voor ons alles anders. In deze blog delen wij daarom graag onze leerpunten én tips om in 2021 nóg beter online samen te werken.

Het ‘nieuwe normaal’ voor e-office

Collega’s zagen elkaar weken -of zelfs maandenlang- niet fysiek en contact met klanten vond opeens online plaats. Trainingen werden via Teams gegeven, maar vooral ook óver Teams! Want opeens werd de adoptie van digitalisering en online werken bittere noodzaak. Iedere dag hielden we een daily stand-up via Teams om toch maar contact met elkaar te houden. Het ‘nieuwe normaal’ dus. En heel Nederland bevond zich in hetzelfde schuitje.

De leerpunten voor e-office

Een intern onderzoek wees uit dat het een soms wat steile leercurve was om volledig thuis te werken. Allereerst bleek dat de logistiek thuis in orde moest zijn. Was er een bureau en een afgesloten werkruimte? Kunnen we rustig videoconferencen? Wat doen we met de kinderen, die ook thuis zitten en om aandacht en lessen vragen? Of met de partner, die ook rustig wil werken?

Maar niet alleen de fysieke logistiek was een leerpunt. Ook andere afspraken om goed te kunnen werken kwamen ter sprake. Zo is het vollopen van agenda’s bij ons nog steeds een heikel punt. Omdat je toch ‘op locatie’ bent en je een vergadering kan bijwonen met één druk op de knop, worden vergaderingen of snelle afstemgesprekken direct op elkaar gepland. Hierdoor slibt de agenda dicht met afspraken en ben je aan het einde van de dag volledig moe gekletst. Want tijd voor pauze is er zo nauwelijks.

Bovendien gebeurt het regelmatig dat degenen met wie je in vergadering zit hun camera’s niet aan hebben staan, waardoor het moeilijker is om je te concentreren – en om een band aan te gaan tijdens je gesprek. Oogcontact is en blijft key bij het voeren van een gesprek. Ook online.

Eén van de grootste voordelen aan thuiswerken – het wegvallen van de soms absoluut significante reistijd – bleek een mes dat aan twee kanten snijdt. Doordat de scheiding tussen werk en privé vervaagt, is het soms moeilijker om afstand te nemen van de werksituatie. Opeens wordt het gemakkelijker om nog even ’s avonds je mail te bekijken, met je laptop op de bank nog even het één en ander af te maken, of om op zaterdag nog op dat berichtje te reageren. Ook even videobellen met vrienden of familie is heftiger geworden, want aan het einde van de dag ben je ‘scherm-moe’.

Dé thuiswerktips van e-office!

Best een hoop leerpunten dus! Bij deze hebben we de belangrijkste tips voor jullie verzameld op basis van de ervaringen van onze e-office-collega’s in het contact met elkaar en de klant. Deze zijn uiteraard subjectief en onderhevig aan onze eigen ervaringen. Voor het waarnemen van objectieve ervaringen, kun je gebruikmaken van Workplace Analytics.

1. Zorg dat je logistiek in orde is. Denk aan een rustige werkplek met een bureau, een fijne stoel, voldoende licht en een geordende dag waarin je bijvoorbeeld ook je partner/kinderen kunt ondersteunen.
2. Houd contact met je organisatie. e-office houdt wekelijkse livemeetings met de directeuren, zodat collega’s weten hoe het gaat. Maar plan ook bewuste bijkletsmomenten in. Geef aandacht aan collega’s, vooral degenen die alleen wonen.
3. Organiseer leuke initiatieven, zoals online events, pubquizen, online escape rooms en borrels. Zo blijf je toch nog een beetje bij elkaar.
4. Zolang het kan, houd het kantoor als uitvalsbasis in geval van nood: het maken van een examen, of als je elkaar écht even in levenden lijve moet zien.
5. Respecteer elkaars focustijd. Als er focustijd in de agenda ingepland staat, plan daar dan niet overheen. Probeer afspraken niet back-to-back in te plannen, maar houd zo veel mogelijk minimaal een kwartier tussen afspraken.
6. Houd je werk- en privébalans in de gaten, maar geniet zeker ook van de vrijheid die thuiswerken je biedt. Even een blokje om lopen, een boodschap doen, of een was in de machine gooien kan prima, zolang het werk gewoon afkomt. En geniet van al die vrije tijd die je hebt nu je reistijd is weggevallen.

Maar bovenal: blijf gezond, zoek elkaar op, en blijf lekker werken!

Put people first

Ben je benieuwd wat e-office voor jou kan betekenen? Of wil je tips & tricks over hoe jij optimaal online samenwerkt met jouw collega’s? Neem dan hier contact met ons op.