De Haagse Scholen

Leestijd: 3 min.

De Haagse Scholen: Microsoft Power BI geeft ons focus

De Haagse Scholen is een stichting in Den Haag voor openbaar basis- en speciaal onderwijs. In totaal zijn er 52 scholen met 1.800 mensen in dienst. Hoe zorg je er dan voor dat alle medewerkers met de juiste data werken? Management en staf dezelfde informatiebronnen kunnen raadplegen en dat waardevolle informatie resulteert in een helder rapport? Maarten Hoornweg, controller De Haagse Scholen, vertelt: “Voor onze informatievoorziening hadden we zelf al een datawarehouse ingericht, maar het ontbrak ons aan de kennis om met behulp van Microsoft Power BI alle beschikbare data te visualiseren in de vorm van rijke analyses of rapportages. Deze tool kent zoveel functies en voor sommige toepassingen heb je gewoon echt een expert nodig. Daarom schakelden wij e-office in.” In dit interview vertelt hij daar meer over.

Informatie visualiseren

e-office heeft voor De Haagse Scholen Microsoft Power BI aan hun datawarehouse gekoppeld en dat heeft tot meer eenduidigheid en standaardisatie geleid. “We hebben op een rij gezet welke rapporten en dashboards we graag wilden gebruiken. Daarvan is onze kwaliteitsmonitor de grootste en meest complexe geworden. Maar het is wél het dashboard waar onze mensen in één oogopslag zien waar we als onderwijsstichting staan. Hoe meer data we verzamelen de komende jaren, hoe rijker de rapportages en dashboards worden. Dat is enorm waardevol”, vertelt Maarten. Bij De Haagse Scholen werken ze met verschillende geautomatiseerde systemen, van financiële tot leerlingenadministraties. De wens was om alle beschikbare informatie uit één bron te halen én te visualiseren. Bijvoorbeeld voor het maken van de begroting of het monitoren van de onderwijskwaliteit. Met behulp van Microsoft Power BI is dat gelukt. “Nu kan iedereen gemakkelijk naar de gewenste informatie navigeren en weet je dat ze dezelfde gegevens zien”, legt Maarten uit.

Niet altijd positief

Bij e-office doen we er alles aan om voor onze klanten een optimale samenwerking te realiseren. Maar ook wij leren nog iedere dag bij! Maarten: “Hoewel we heel blij zijn met het resultaat, is het project niet zonder slag of stoot verlopen. In het begin waren er aan de kant van e-office personeelswisselingen, kregen wij halverwege het traject een nieuwe accountmanager toegewezen en we merkten dat ze heel druk waren. Dat leidde ertoe dat we niet alle aandacht kregen die we nodig hadden en de ontwikkeling veel langer duurde. We hebben er zelfs aan gedacht om de samenwerking stop te zetten. Onze twijfels maakten we kenbaar bij e-office en uiteindelijk hebben we samen aan het product én onze relatie gewerkt. Het resultaat is gelukkig goed! De kwaliteit staat en daar zijn we heel tevreden over. e-office heeft veel kennis van data en het maken van rapportages.”

Microsoft Power BI is dynamisch en visueel

Alle rapportages en dashboards van De Haagse Scholen zijn voor intern gebruik. “Onze directie en het bestuur werken er nu veel mee. Willen ze bijvoorbeeld zien hoe het met het verzuim gaat, dan pakken ze dat betreffende dashboard erbij.” Maarten gaat verder: “Met deze oplossing ontsluiten én delen we betekenisvolle informatie. Microsoft Power BI maakt informatie visueel, maar ook dynamisch. Je zoomt eenvoudig in, klikt door of selecteert filters. Zo filter je bijvoorbeeld gemakkelijk op school- of juist beleidsniveau.”

Focus en zien waarover je het hebt

Om de adoptie in goede banen te leiden, hebben ze bij De Haagse Scholen zelf trainingen gegeven. Daarnaast gaf e-office een gebruikerstraining aan een groepje collega’s van Maarten. “Op deze manier heeft iedereen kennis van de basisfunctionaliteiten. De kracht van e-office zit in hun expertise. Wij definieerden, heel scherp, wat we wilden en zij maakten dat voor ons met behulp van Microsoft Power BI. Daardoor hebben we onze belangrijkste informatie nu op een dusdanige wijze geordend dat de mensen binnen onze organisatie, van bestuur tot beleidsmedewerkers, ook weten én zien waar we het over hebben. En dát geeft focus”, besluit Maarten het interview.

Ben je benieuwd wat Microsoft Power BI voor jouw organisatie kan betekenen? Of heb je een hele andere vraag? Neem dan hier vrijblijvend contact met ons op.

Op zoek naar een partner om de samenwerking binnen jouw organisatie te optimaliseren?

Neem dan gerust contact met ons op.

Stuur een bericht

Meer referenties