Makkelijker informatie delen met NVB-leden dankzij implementatie van Microsoft 365
ICT is altijd in beweging. Nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden volgen elkaar in rap tempo op. Een techniek van een jaar geleden kan nu alweer achterhaald zijn. Dat geldt zeker ook voor het ledennet dat tien jaar geleden ontwikkeld is voor de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB). Laurens Verbruggen, hoofd ICT: “Het ledennet voldeed niet meer aan de eisen van nu en aan de wensen van morgen. Ook werd het platform niet optimaal gebruikt door medewerkers en leden. Daarom hebben we in 2020 besloten om een nieuw ledennet te realiseren. Hiervoor heeft e-office een vergaderfunctionaliteit op basis van SharePoint Online ontwikkeld.”
In dit interview vertellen NVB-medewerkers Laurens Verbruggen (Hoofd ICT) en Tanja Niemans (informatiemanager) over de realisatie van ledennet 4.0 en de samenwerking met e-office.
IT Nederlandse Vereniging van Banken migreren naar Microsoft 365
De NVB behartigt de gemeenschappelijke belangen van Nederlandse en buitenlandse banken die actief zijn in Nederland. Een goed, besloten ledennet is essentieel voor de communicatie en informatieverschaffing richting leden. Laurens Verbruggen: “Het oude NVB ledennet, versie 3.0, ging zo’n zes jaar mee. Daarna konden nieuwe functionaliteiten niet meer geïmplementeerd worden. Ook het uploaden van content in het CMS-systeem of het delen van documenten met onze leden was redelijk ingewikkeld. Het delen ging niet altijd goed en documenten kwamen niet altijd (op tijd) aan bij de leden. Dat moest anders. Daarom wilden we onze eigen IT-omgeving migreren naar een Microsoft 365-omgeving.”
Ledennet 4.0: betere communicatie en informatiedeling met Microsoft 365
“De vierde versie van het ledennet moest toekomstgericht worden. Gebouwd op Microsoft 365”, vult Tanja Niemans aan. “We willen niet alleen nu profiteren van de nieuwste updates en features, maar over een jaar of vier nog steeds. Daarnaast moest het makkelijker worden om te communiceren en documenten te delen met onze leden. Om dit te realiseren hebben we drie partijen aangehaakt. Pixelzebra voor het CRM-systeem Dynamics 365, W3S voor een nieuwe website met CMS en intelligente navigatie, en e-office voor een vergaderomgeving via SharePoint Online.”
Een nieuwe vergaderomgeving op SharePoint Online
De NVB zocht een plek waar mensen of vergadergroepen gemakkelijk toegang hebben tot specifieke documenten. Laurens: “We hebben zelf onderzocht welk platform het meest geschikt was en kwamen uit bij SharePoint Online. We geloofden in de techniek en zochten een partij die gespecialiseerd was in het implementeren ervan. Via Google en Pixelzebra kwamen we bij e-office terecht. Na een gezamenlijke kickoff heeft e-office samen met de gebruikers geanalyseerd hoe SharePoint Online het beste ingericht kon worden. En daarna zijn de templates van de sites en de flows binnen de vergaderomgeving ontwikkeld. Ook heeft e-office samen met Pixelzebra de koppeling gemaakt tussen SharePoint Online en Dynamics 365. Voor iedere commissie bij de NVB, dat zijn er zo’n honderddertig, is er nu een gestandaardiseerde werkomgeving. Via deze werkomgeving worden de vergaderingen voorbereid, specifieke thema’s besproken en informatie gedeeld. En dat op een veel makkelijkere manier dan voorheen.”
Zet de gebruiker voorop
Wat Tanja en Laurens is bijgebleven aan de samenwerking met e-office? Tanja: “Ik vond het fijn dat e-office alles benadert vanuit de gebruiker. Hoe kan een gebruiker een document makkelijk verplaatsen? Op welke plek verwachten ze welke informatie? En hoe zorgen we ervoor dat het zoeken, maken en delen van informatie zo makkelijk mogelijk wordt? Na antwoord op deze vragen werd pas gekeken naar de techniek. Dit doen wij zelf ook, dus daar vonden we elkaar. e-office is praktisch van aard en als er iets opgeleverd moest worden dan gebeurde dat ook op de afgesproken datum. Ook kregen we snel reactie op openstaande punten. Heel belangrijk op het moment dat je in een projectgroep met meerdere bedrijven samenwerkt.”
Ook Laurens is zeer tevreden over de samenwerking met e-office en het eindresultaat: “Het ledennet dat er nu staat is niet meer te vergelijken met het oude ledennet dat we hadden. De migratie naar Microsoft 365 was een eyeopener. We hebben nu een scala aan mogelijkheden op IT-gebied, zoals het veilig opslaan en delen van documenten en het toelaten van guest users. En we blijven het ledennet innoveren. Daar heeft e-office zeker een mooie bijdrage aan geleverd.”