PAL-V.

Leestijd: 5 min.

PAL-V: Succesvol online samenwerken op hoog niveau

 

Door de wereldwijde uitbraak van het coronavirus, moesten ook de medewerkers van PAL-V noodgedwongen gaan thuiswerken. Online samenwerken bleek toch lastiger dan gedacht. “Gelukkig heeft e-office onze medewerkers geholpen met meer structuur in het onderlinge samenwerken. Precies datgene wat PAL-V nodig had!”, aldus Jeroen Klein Lankhorst, IT Manager bij PAL-V.

Stilstaan is geen optie. Zeker niet voor PAL-V. Het bedrijf zal binnenkort bij een hoop mensen bekend zijn, omdat zij als eersten een heuse vliegende auto gaan commercialiseren. Naar verwachting worden in 2021 de eerste sleutels van de PAL-V Liberty Pioneer Edition overgedragen aan de eerste klanten. Na jaren van innovatie zal het straat- en luchtbeeld er blijvend door veranderen. De lancering is revolutionair, dus de continuïteit van de bedrijfsvoering moest op een veilige manier gegarandeerd worden. Ook ondanks de uitbraak van COVID-19.

 

Online samenwerken: de menselijke kant

Gelukkig had PAL-V vóór COVID-19 al geïnvesteerd in de benodigde cloud-infrastructuur van Microsoft 365. Technisch gezien kon het vanuit huis doorwerken dus snel gerealiseerd worden. De uitdaging zat hem voornamelijk in de manier waarop er vanuit huis op een zo goed mogelijke manier samengewerkt kon worden. “Allereerst moesten we zorgen dat complete werkplekken, inclusief beeldschermen en desktops, werden overgezet naar de thuislocaties van onze medewerkers. We maken namelijk gebruik van zware tekenprogramma’s, die onze medewerkers vanuit huis moesten kunnen gebruiken”, vertelt Klein Lankhorst. “Na deze logistieke operatie, begon de échte uitdaging. We zaten met een hoop vragen. Hoe gaan we op een veilige manier met elkaar samenwerken? Welke onderlinge afspraken zijn noodzakelijk? Hoe leren we zo efficiënt mogelijk te werken? Bij wie kunnen we terecht voor vragen? PAL-V maakt op dit moment een transitie door. De organisatie groeit en goede werkafspraken en een duidelijke structuur zijn daarbij van steeds groter belang. Het ging nu dus vooral om de menselijke kant. Daarom hebben we e-office ingeschakeld!”

 

Vier duidelijke stappen bij adoptie Microsoft Teams

Collega Lauren Schneiders, specialist op het gebied van thuiswerken bij e-office, maakte een plan van aanpak dat PAL-V ging helpen bij het succesvol online samenwerken.

Lauren: “We hebben gebruik gemaakt van een oplossing in vier duidelijke stappen. Om te beginnen een begeleide implementatie van Microsoft Teams. Daarbij werden PAL-V medewerkers geholpen met een veilige inrichting en een werkbare structuur. Daarnaast werden diverse kanalen aangemaakt en gewenste functionaliteiten ingebouwd om snel aan de slag te kunnen gaan.”

Vervolgens werd het gedrag van de medewerkers onder de loep genomen. Lauren legt uit waarom dat cruciaal is: “Omdat online samenwerken echt anders is en om een andere methode vraagt, moesten er ook nieuwe werkafspraken gemaakt worden. Zo werden er door teamleiders op reguliere tijden online meetings ingepland om contact met elkaar te houden.” Ook de HRM-afdeling plande online koffiemomenten in om de betrokkenheid tussen medewerkers te behouden.

 

Medewerkers trainen

Diverse PAL-V medewerkers worden ook graag ‘geïnstrueerd on the job’ om sneller kennis op te doen, wat via Microsoft Teams sessies door Lauren begeleid werd. Daarnaast werd de oplossing Microsoft 365 Learning Pathways geïntroduceerd als trainingsoplossing om gebruikers bij alle Office 365 onderdelen te ondersteunen. Ook werd aanvullende informatie als naslagwerk aangereikt, onder andere over hoe je een gezonde verhouding kunt vinden tussen werk en privé en waar je als collega’s onderling op een respectvolle manier rekening mee kunt houden.

 

Support bij vragen van eindgebruikers

Natuurlijk vindt er als laatste ook nog steeds support plaats vanuit e-office. Hier was de vraag om de IT manager zo goed mogelijk te ondersteunen bij de vragen van gebruikers, van begin tot einde. Daarbij is en wordt er vanuit e-office actief deelgenomen aan diverse stand-up calls, die ook werden geadviseerd om te gebruiken in de online samenwerking. Minimaal één keer per week wordt er nog steeds door Lauren deelgenomen aan de stand-ups van meerdere PAL-V teams. De verschillende Team Leads en bijbehorende collega’s weten haar altijd te vinden voor extra vragen.

Jeroen Klein Lankhorst is tevreden over het resultaat: “De vraag vanuit PAL-V ging over het opstellen van een samenwerkingsplan met een duidelijke vraag naar expertise. Lauren van e-office heeft mij wekelijks werk uit handen genomen op haar eigen initiatief, in een bijzonder prettige samenwerking. Zij was gelijk integraal onderdeel van onze organisatie en dat is hoe wij graag werken!”

Benieuwd naar wat e-office voor jouw bedrijf kan betekenen?

Neem contact met ons op!

 

Meer referenties