Quaestus optimaliseert samenwerking door expertise e-office
Quaestus Leadership Innovators helpt organisaties met het vinden, beoordelen en ontwikkelen van leiders in topposities via executive search en leiderschap consultancy. Gerard Ketelaar, de managing partner Executive Search, staat aan het hoofd van een hecht team van toegewijde professionals. In de afgelopen jaren heeft hij veel energie gestoken in het professionaliseren en digitaliseren van hun aanpak. Hierdoor zijn medewerkers zo min mogelijk tijd kwijt aan repetitieve, overbodige handelingen en kunnen ze zo veel mogelijk tijd aan hun klanten besteden. Via tools als Workable en Hubspot hebben ze daarin al flinke stappen gezet, maar de implementatie van Office 365 zou dit compleet maken. Quaestus en e-office waren net in gesprek over een teamworkassessment, waarin uitgekristalliseerd zou worden hoe de medewerkers het meest uit het gebruik van Teams kunnen halen, toen de Coronacrisis uitbrak en iedereen noodgedwongen thuis kwam te zitten. Zo kwam het Office 365-project in een stroomversnelling. Via e-office werden accountmanager Anne-Fleur Verlijsdonk en adoptieconsultant Kelly van der Laan aangetrokken om bij dit project te ondersteunen.
Adoptie Microsoft Teams
“Never waste a good crisis”, lacht Gerard. “Voor ons was dit het ideale moment om meteen concreet aan de slag te gaan. Soms kun je alle voorwaarden hebben om een project te starten en dan heb je toch een trigger nodig. COVID-19 was voor ons die trigger. Met de hulp van e-office hebben we in twee weken voor elkaar kunnen krijgen wat ons in het anderhalve jaar hiervoor niet gelukt is.” Na een vooronderzoek werd er op hele korte termijn een opzet gemaakt voor de meest effectieve inzet van Teams, uitgaande van de situatie van Quaestus en de situatie van de medewerkers. Terwijl iedereen vanuit zijn huiskamer aan het werk was, werden ze online getraind in het gebruik van Microsoft Teams. Er was ruimte voor interactie, oefening, humor, en vooral ook voor vragen. “Kelly’s positieve instelling en haar scherpe blik op onze unieke situatie maakte onze mensen enthousiast,” vertelt Gerard. Na de trainingen werden er speciale virtuele inloopspreekuren ingericht, die door de nieuwsgierige en betrokken Quaestus-medewerkers bezocht werden, in sommige gevallen alleen maar om mee te krijgen welke andere vragen er door collega’s gesteld werden.
Persoonlijk contact
Nu, enkele maanden later, wordt er binnen Quaestus druk gebruik gemaakt van Microsoft Teams. Persoonlijk contact en schakelen met collega’s is gemakkelijker geworden. Gerard vertelt dat zijn inbox vroeger gemiddeld 3500-4000 e-mails per maand ontving en dat is nu teruggebracht naar 1500 mails. Hij vindt ook dat het gemakkelijker is om persoonlijk contact te maken met klanten, omdat een Teams videocall zo opgezet is. Je kunt elkaar direct in de ogen kijken, zonder dat je er urenlang voor in de auto hoeft te zitten. Ook interne vergaderingen verlopen soepeler. Na even oefenen met het aan- en uitschakelen van de microfoon en de webcam en het spelen met de Teams-achtergronden, heeft iedereen de smaak bij Quaestus nu te pakken. “Ik denk dat we 15 tot 20% effectiever zijn geworden!”