Breda University
of Applied Sciences

Leestijd: 7 min.

Succesvolle adoptie van Microsoft 365 voor Breda University of Applied Sciences

 

Om de samenwerking binnen de organisatie te optimaliseren, besloot de Breda University of Applied Sciences (BUas) over te stappen op Microsoft 365. Naast de technische aspecten rondom de migratie, was de belangrijkste vraag: hoe zorgen we ervoor dat alle medewerkers de nieuwe werkwijze omarmen? Het antwoord vond Freek van Galen, Projectleider IM & ICT bij BUas, bij e-office. Een adoptietraject met concrete werkscenario’s en eindgebruikerstrainingen was precies wat de organisatie zocht. In dit interview vertelt Freek alles over de toegevoegde waarde van dit traject.

 

 

Werkscenario’s maken medewerkers enthousiast

Soms ben je toevallig op het goede moment op de goede plek. “Door een ‘koud belletje’ kwam ik in contact met e-office”, vertelt Freek. “Technisch gezien stond Microsoft 365 al, maar de mensen van e-office hadden precies het verhaal dat ik wilde horen. Rondom de uitrol hebben we heel veel zelf gedaan om kennis op te bouwen, maar dan komt de volgende stap. Hoe maak ik het voor de medewerkers leuk en zinvol om mee te werken?”

Op basis van diverse werkscenario’s is Lauren Schneiders van e-office met dit vraagstuk bij BUas aan de slag gegaan. “Wij kijken altijd naar specifieke werksituaties in plaats van naar de tool als geheel. Een concrete vraag als ‘hoe werk je het beste samen met collega’s?’ vormt het uitgangspunt”, licht Lauren toe. “Van daaruit kan je het antwoord ook makkelijker kaderen. Je bepaalt hoe je het best kunt communiceren en welke tools daarvoor nodig zijn.” De verschillende werkscenario’s zijn vervolgens vertaald naar quick reference cards. Lauren: “Iedere kaart heeft een eigen kleur. Zo verwijst geel bijvoorbeeld naar ‘slim samenwerken’. Alle tools die daarbij horen, hebben een geel kaartje met daarop een korte samenvatting en tips en tricks. De kleurenwaaier die hieruit ontstaat, hebben we op de bureaus van de eindgebruikers gelegd. Voor een uitgebreidere toelichting kan iedereen via de QR-code op de kaart naar de bijbehorende online omgeving.”

De aanpak van e-office werd door iedereen enthousiast ontvangen: “Dit was precies de toevoegde waarde die we nodig hadden. Het maakte de stap naar een nieuwe werkwijze veel gemakkelijker”, vertelt Freek.

Drukbezochte trainingen verhogen adoptie

Naast de werkscenario’s heeft e-office twee functioneel beheerders uit het team van Freek getraind om zelf trainingen te geven aan de eindgebruikers. “Deze trainingen zijn heel drukbezocht en het aantal sceptici is sindsdien een stuk kleiner! De kleurenwaaier met werkscenario’s voor de verschillende tools is mooi materiaal voor trainingen. De best practices die e-office aanbiedt op het gebied van Microsoft 365 zijn een belangrijk onderscheid ten opzichte van andere partijen. Ze bieden niet zomaar een handleiding, maar laten zien hoe je de tools moet gebruiken als je beter wil samenwerken. Het belangrijkste resultaat van het traject met e-office is dat collega’s de nieuwe tooling en werkwijze meer omarmd hebben. De tooling laat het kantoor nu echt optimaler werken”, besluit Freek.

Op zoek naar een partner om de samenwerking binnen jouw organisatie te optimaliseren?

Neem dan gerust contact met ons op.

Meer referenties