ATAG: een cloudmigratie met zo min mogelijk productiviteitsverlies

Misschien heb je zonder dat je erbij stilstond vaak met ze te maken gehad: ATAG is namelijk al sinds 1948 actief in diverse innovatieve industrieën. Sinds 1964 is het bedrijf wereldwijd toonaangevend op het gebied van efficiënte verwarmingstechniek. ATAG Verwarming is een platte organisatie met ruim 200 medewerkers, waarin ontwikkeling, productie, verkoop, marketing, service en ondersteunende diensten goed met elkaar samenwerken. Al deze disciplines zijn te vinden onder één dak in Lichtenvoorde.

Al vroeg naar de cloud

ATAG is innovatie. Dat is niet alleen te zien bij de nieuwste warmtepompen en milieuvriendelijke oplossingen, maar ook in hoe de IT op de achtergrond geregeld is. Zo maakte ATAG al heel vroeg – in 2012 – de overstap naar het werken in de cloud. Iets wat nu niet meer weg te denken is. Die vroege overstap naar de cloud kwam door de groei van ATAG. Deze groei vroeg om een overstap van een on-premise Lotus Notes (mail) server naar een plek in de IBM SmartCloud. En daar vonden ze een thuis.

Tijdsnood

Als trouw IBM-gebruiker en cloud-enthousiast overviel het Frank Westerbeke, IT Manager bij ATAG, dan ook dat IBM/HCL in juli 2019 aangekondigde dat de SmartCloud per juli 2020 stopt. Een grote verrassing en teleurstelling, aangezien HCL de andere Collaboration Solutions (Domino, Notes, Sametime, Connections, et cetera) wel overneemt. Dit betekent dat iedereen die zijn mailclient of andere applicaties in de SmartCloud heeft draaien op zoek moest naar een alternatief. Dit betekende voor Frank dat hij binnen zeven maanden een nieuwe oplossing moest hebben en in tijdnood kwam. De deadline werd nóg strakker, doordat de huidige Notes softwarelicenties op korte termijn verliepen.

Oplossing met korte doorlooptijd

ATAG moest dus op zoek naar een nieuwe oplossing die past bij de visie, stabiel is en toekomstperspectief heeft. Deze behoefte startte een zoektocht naar een partner met kennis van de cloud en ervaring met het HCL-portfolio, waaronder Traveler, de mobiele client van deze applicaties. Zo kwam Frank bij e-office uit en legde contact met Rene Rietveld (verantwoordelijk voor HCL/IBM-operatie en Sales). De opdracht was simpel maar uitdagend: binnen drie weken een volledige mailmigratie van de IBM Smartcloud en on-premise Domino-omgeving naar de eigen e-office cloudomgeving gebaseerd op Domino 10, met zo min mogelijk productiviteitsverlies voor de gebruikers bij ATAG.

Door gebruik te maken van onze EHDS-propositie (e-office hosted Domino Solution) kon e-office snel inspringen op de vraag en ook voldoen aan de zeer korte doorlooptijd van dit project. EHDS maakt gebruik van het gecertificeerde e-office Cloud platform, is veilig en heeft wereldwijd 60 co-locaties. De nieuwe Domino 10-omgeving kon snel opgezet worden en zonder productiviteitsverlies voor de gebruikers worden opgezet en geïmplementeerd.

Positieve ervaring

Frank Westerbeke, IT-manager bij ATAG, is erg positief over de migratie: “De beschikbaarheid en de bereikbaarheid van e-office heb ik als erg prettig ervaren. Ik kreeg snel door wie er intern op het project zat en zij hielden goed contact. Als IT-manager werk ik zelfstandig aan dit soort oplossingen door middel van uitbestedingen. Maar in dit traject kreeg ik het gevoel echt weer in een team te werken. Binnen de beschikbare tijd heeft e-office onze omgeving overgezet en zitten wij nu in de e-office Cloud. Onze medewerkers werken ondertussen alweer een tijd in de nieuwe omgeving. De migratie is soepel verlopen, de documentatie is in orde en de begeleiding was naar verwachting. Als zelfstandig systeembeheerder ben ik afhankelijk van de expertise van onze partners en die heb ik bij e-office gevonden.”