Carolien Doornbos (Groninger Huis): Digitale transformatie als fundament om steeds efficiënter en veiliger samen te werken
Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 13 May 2024
Efficiënt en veilig ons werk doen. Met die wens heeft Woonstichting Groninger Huis – verantwoordelijk voor zo’n 5.500 woningen in Noord- en Noordoost-Groningen – onlangs een ‘digitale transformatie’ doorgevoerd. Wat hield deze digitale transformatie precies in, hoe heeft Groninger Huis deze verandering op technisch én organisatorisch vlak vormgegeven en wat heeft het hen opgeleverd? CorporatieGids.nl sprak erover met Manager Bedrijfsvoering Carolien Doornbos.
De digitale transformatie bij Groninger Huis begon na de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Carolien: “Met de komst van dit nieuwe systeem hebben wij een enorme digitaliseringsslag gemaakt en hebben we gekeken welke verdere stappen we konden zetten. Daarnaast was onze oude Citrix-omgeving erg storingsgevoelig. We hebben daarom de keuze gemaakt voor een nieuwe, moderne werkplek gebaseerd op Microsoft 365. Een nieuwe manier van werken dus, volledig digitaal én in de cloud.”
Expertise
Het inrichten van de nieuwe werkplek is iets waar volgens Carolien expertise voor nodig is. “Wij hebben de kennis niet in huis en hebben daarom de hulp ingeschakeld van e-office. Zij hebben – samen met hun partner SPIE – onder andere de inrichting van SharePoint en Teams voor ons gedaan. e-office heeft ons hierbij geadviseerd en ondersteund, bijvoorbeeld bij het opstellen van een governancedocument, waarin we beleid en werkafspraken hebben vastgelegd.”
“Als voorbereiding op de livegang heeft e-office ook de trainingen verzorgd. Hierbij hebben we gebruikgemaakt van het ‘Train the trainer’-principe. Oftewel; e-office heeft de key-users van Groninger Huis opgeleid die vervolgens de rest van medewerkers hebben getraind. Een bewuste keuze, zodat de kennis geborgd blijft binnen onze organisatie.”
Centralisatie
De veranderingen binnen de Groningse corporatie moeten er onder andere voor zorgen dat medewerkers eenvoudig, efficiënt en flexibel kunnen werken. Carolien: “Je kunt je laptop makkelijk aansluiten op een docking station en aan de slag. Daarnaast hebben we ervoor gekozen bepaalde werkwijzen te centraliseren om het overzicht te behouden. Zo sturen we erop dat medewerkers gebruikmaken van een centrale chat in plaats van WhatsApp, hebben we documentenbeheer onder handen genomen en is de manier waarop deze worden gedeeld ook aangepakt. In plaats van dat documenten over een weer worden gemaild, sturen we nu linkjes naar waar de documenten staan. Hierdoor kunnen we garanderen dat medewerkers werken met de meest actuele versie van een document, waar verschillende mensen tegelijkertijd in kunnen werken. Dit maakt het werk overzichtelijker en makkelijker en stelt ons in staat een toekomstbestendige werkplek te creëren dit goed aansluit bij het nieuwe ERP-systeem.”
“Met de komst van het nieuwe ERP-systeem hebben wij een enorme digitaliseringsslag gemaakt!”
Microsoft 365 als basis
Bij de transitie heeft Groninger Huis bewust gekozen voor een moderne werkplek, gebaseerd op Microsoft 365. Carolien hierover: “Dit is inmiddels bewezen technologie. Je weet dat issues worden opgepakt, het goed wordt ondersteund en gebruiksvriendelijk is. We hebben daarom bewust gekozen de digitale transitie hierop te baseren, al moet je de Microsoft-suite lokaal wel goed inrichten. Bijvoorbeeld de manier waarop je medewerkers toegang geeft tot verschillende documenten. Vroeger hadden we een gemeenschappelijke schijf waarbij de toegang ruim was toegekend, maar nu hebben we rechten ingeregeld en rollen toegekend op basis van wie welke data nodig heeft. Overigens merken we in de eerste weken na livegang dat we dit iets te strak hebben ingericht – we merken bijvoorbeeld dat informatie delen met gasten nu nog wat te stroef gaat – maar dat is iets waar we de komende periode aan willen werken. Het moet immers veilig zijn, maar ook werkbaar.”
Steeds efficiënter en veiliger
Groninger Huis is momenteel klaar met het technische deel van de digitale transformatie, legt Carolien uit: “Echter moet de inrichting continu worden aangescherpt. Dat is essentieel om steeds efficiënter en veiliger te kunnen werken. Daarvoor is echter wel een toekomstbestendige fundament nodig, en dat staat als een huis.”
Bron: CorporatieMedia, Auteur: Johan van den Beld, Foto: Groninger Huis
