Nimeto: Viva Connections betekent flinke verbeterslag interne communicatie!

Nimeto is dé vakschool voor creatieve ruimtemakers. En dit jaar vieren ze een lustrum: ze bestaan 100 jaar! Een mooie leeftijd, maar dit betekent níet dat ze daarmee klaar zijn met vernieuwingen en innovatie. Juist niet. Ze hebben recent hun locatie gerenoveerd en ook digitaal stonden ze in de steigers. Zo hebben ze met de hulp van e-office hun SharePoint-omgeving geïntegreerd binnen Microsoft Teams. Ofwel de overstap gemaakt naar Viva Connections.

Over deze samenwerking vertelt Jelle van Baggem, Manager Digitalisering & IT bij Nimeto Utrecht, in dit interview meer.

We zetten de mensen van Nimeto op de eerste plaats met: SharePoint en de koppeling naar Microsoft Viva Connections

Intranet: van maatwerk naar SharePoint

Zo’n vijf jaar geleden was Jelle op zoek naar een partner die Nimeto kon helpen hun SharePoint-omgeving naar een hoger, maar vooral ook gebruiksvriendelijker niveau te tillen. Jelle: “Ons intranet was achterhaald maatwerk. De kennis daarover was weg en zelf had ik de wens om ons intranet dichter bij het oorspronkelijke product van Microsoft te brengen.” Omdat Nimeto geen enorm grote eigen ICT-afdeling heeft, benaderde Jelle drie verschillende partijen om hem hierbij de ondersteunen.

“e-office sprong er al snel uit voor ons. Ze communiceren in begrijpbare taal, hanteren een persoonlijke aanpak, denken mee én zetten die extra stap.”

Tijd voor een update van het intranet

“Net zoals ik graag doe, zet e-office mensen op de eerste plaats. Daarná volgt pas de techniek. Ze zijn een partij die goed nadenkt over hoe mensen een product ervaren. En dit komt de adoptie alleen maar ten goede.” SharePoint werd al snel een feit voor Nimeto en na een paar jaar was het tijd voor een goede update.

Jelle vertelt verder: “Tijdens corona zijn veel van onze mensen gaan thuiswerken, daarna werd het hybride. Dan moet je goed bekijken hoe je met elkaar in contact blijft. Waar dit voorheen voornamelijk mondeling in de wandelgangen was, verliep tijdens de lockdown veel communicatie digitaal. En nu we hybride werken is het een mix geworden. Voor ons een mooi moment om de manieren van onze interne communicatie te beoordelen. Wat vertellen we waar, aan wie en hoe. Dát wil ik goed neerzetten. Daarom ging ik met een open vraag naar e-office toe en gaf aan dat ik graag een verbeterslag wilde maken met ons intranet.”

Viva Connections is schot in de roos

Jelle had al wel gehoord over Viva Connections. “Maar ik heb zelf niet de tijd of kennis in huis om een goede integratie met onze SharePoint-omgeving te maken. e-office wel.” Microsoft Teams is voor de meeste collega’s van Jelle het begin- en startpunt van hun werkdag, dus met de nieuwe koppeling binnen Teams naar Viva Connections toe, kunnen collega’s nu veel sneller naar het intranet toe. Of zoals ze het zelf noemen ‘NimetoNet’. “Daarmee versterken we de synergie tussen die twee digitale plekken. NimetoNet is dé plek voor alle interne updates, vacatures of nieuwsitems van buitenaf. Voorheen moest men het intranet zelf opzoeken -wat niet iedereen dus doet- en met de knop binnen Teams is dit veel laagdrempeliger gemaakt.”

“Viva Connections kan ik alle scholen aanbevelen! Want het is een enorme verbeterslag voor de interne communicatie.”

Die ‘superhandige knop’ was al snel gevonden binnen Teams

e-office heeft voor Nimeto alles uitgezocht, uitgewerkt en geïmplementeerd. En voordat Jelle zijn eerste nieuwsbericht over deze nieuw toevoeging binnen Teams kon delen, kreeg hij al feedback over die ‘superhandige knop.’ “We waren eigenlijk nog aan het testen, maar de early adopters binnen Nimeto waren er -zoals de naam eigenlijk al vertelt- snel bij. En de overige 80% van onze mensen volgde al snel, nadat we het nieuws intern hadden gedeeld.” Jelle gaat enthousiast verder: “Al met al is Viva Connections heel goed ontvangen en omdat deze tool zó eenvoudig werkt, was hier geen adoptietraject voor nodig. In tegenstelling tot ons allereerste SharePoint project samen met e-office. Dit betrof destijds een complete migratie, waarbij ze ons ook goed hebben ondersteund.”

Resumé: flinke verbeterslag interne communicatie!

De overstap naar Viva Connections is dus heel vlot verlopen. “Want e-office is heel meedenkend en klantgericht. Waar je soms bij de grotere partijen lang moet wachten op een antwoord, krijg je bij e-office altijd iemand te pakken die onze organisatie kent. Heb ik een vraag tussendoor, zoals het doorvoeren van onze nieuwe huisstijl binnen NimetoNet, dan staan ze voor mij klaar. Ik doe het niet dagelijks, dus is het heel fijn als ik een partner heb die mij hierbij helpt.”

“e-office zet mensen op de eerste plaats. Daarna volgt pas een technische oplossing. Of niet, want het moet wel waarde toevoegen aan het werkplezier binnen onze organisatie. En dit doen ze bij e-office dus heel goed!”, aldus Jelle.

Meer focus door Adaptive Cards

En Nimeto stopt niet met innoveren. Samen met e-office hebben ze nu ook de Adaptive Cards van Microsoft geïmplementeerd binnen Viva Connections, te bereiken via Microsoft Teams. Dit zijn platformonafhankelijke fragmenten van de gebruikersinterface, geschreven in JSON, die apps en services openlijk kunnen uitwisselen.

e-office heeft zo’n kaartje ontworpen, volledig beveiligd én geïsoleerd binnen de Nimeto-omgeving. “Voor het aanvragen van een nieuwe laptop gebruikten we nog TOPDesk. Maar het grootste gedeelte van de werkdag werken mijn collega’s van IT binnen de Microsoft Viva-omgeving. Dus waarom zouden we hier dan niet van profiteren en het schakelen tussen verschillende schermen minimaliseren?” Jelle vertelt verder: “We hebben geïnventariseerd welke informatie er allemaal op het kaartje moet komen om zo’n aanvraag goed af te handelen. Dit zijn onder andere de persoonsgegevens van de aanvragende student, die al in Microsoft 365 te vinden zijn. Onze collega’s hoeven het zelf dus allemaal niet (over) te typen. Je blijft in één omgeving, hoeft niet meer te schakelen en dát geeft focus.”

Hoe werkt dit dan in de praktijk? “Je vult het kaartje -te vinden in de Viva-omgeving- simpelweg in, drukt op verzenden en de aanvraag komt automatisch in TOPDesk binnen. En er is natuurlijk ook over nagedacht dat niet íedereen binnen Nimeto zo’n kaartje kan invullen of de aanvragen inzien, want we hebben het gespecificeerd per doelgroep. Nóg een voordeel is dat nu we eenmaal een koppeling met TOPDesk hebben gemaakt, we deze koppelingen ook veel eenvoudiger voor andere standaardhandelingen kunnen realiseren. En zo extra functionaliteiten binnen Microsoft Viva kunnen toevoegen, waardoor we de mensen van Nimeto optimaal laten samenwerken en in hun kracht zetten.”

Wil je meer weten over onze samenwerking? Of wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? We vertellen het je graag!