Zorggroep Tellus zet niet alleen hun ouderen, maar ook hun medewerkers op de eerste plaats!
Door Veerle Huinen, mei 2024
‘De huiskamer van Den Helder’, dat is hoe Ria de Knikker, Manager facilitair & vastgoed, haar werkgever Zorggroep Tellus omschrijft. Met twee zorglocaties en een thuiszorgvloot en een aantal ontmoetingsgroepen, biedt Tellus de beste zorg- en dienstverlening aan ouderen uit Den Helder en omstreken. De afgelopen maanden is e-office in samenwerking met partner SPIE aan de slag gegaan met de flex- én digitale werkplekken van deze zorginstelling, die ‘hun’ ouderen duidelijk op de eerste plek zet. Hoe dit proces is verlopen, wat de aanleiding was én natuurlijk het resultaat? Dat lees je in dit artikel.
“We zijn maar een kleine organisatie in vergelijking met andere zorginstellingen. Maar juist daardoor kennen we elkaar goed, zijn de lijnen kort, groet iedereen elkaar en hebben collega’s veel voor elkaar over. Samen zetten we ‘onze’ ouderen centraal”, vertelt Ria, die in januari 2023 aan boord komt bij Zorggroep Tellus. Daarvoor heeft ze al bij diverse zorgorganisaties gewerkt. “Altijd in facilitaire rollen. En dat is binnen een kleinere organisatie als Tellus een breed begrip: van leiding aan de keuken tot groenvoorziening en wagenpark. Mijn verantwoordelijkheid bevindt zich op verschillende plekken in de organisatie.”
Door de omvang beschikt Tellus niet over een eigen ICT afdeling. Wel was er ontevredenheid onder de medewerkers over zowel de fysieke als de digitale werkomgeving. “Mijn start vormde een mooi moment om te kijken hoe we dat wilden vernieuwen. En het liefst in één keer goed! Door dit in één project te combineren, kon ik vanuit mijn facilitaire rol de taak van projectleider op me pakken.” Het uitgangspunt? Werkplekken zo inrichten dat het werken altijd tijd- en plaats onafhankelijk kan worden gedaan, op welk device dan ook en met één digitale werkomgeving. “Dat je bij wijze van terwijl je op het strand ligt nog even zou kunnen inloggen. Dat was wat we voor ogen hadden.”
Adoptie op #1
Er werd een aanbestedingsproject gestart. Prominent in de aanvraag? “Adoptie van techniek. In het verleden heb ik al eens een transitie naar Microsoft 365 van dichtbij meegemaakt. Wat ik daar echt miste is het meenemen van de mensen die met de systemen moeten werken. En juist dát is zo belangrijk voor zorgmedewerkers zoals wij. We zijn misschien niet allemaal heel ICT-vaardig, daar ligt niet onze focus. Maar we hebben het wel hard nodig om goed samen te kunnen werken! Zowel de mensen die aan het bed staan, als de staf en leidinggevenden. Ik vond het dus erg belangrijk dat hier veel aandacht aan werd besteed en dat we zouden investeren om hierin een goede basis te leggen, met het belang van onze medewerkers op de eerste plaats.”
De opdracht is gegund aan SPIE, die meteen bij aanvang openheid en transparantie bood over waar hun kracht ligt. “Ze gaven heel goed aan dat zij de technische kant voor hun rekening zouden nemen, want dat is hun kernkwaliteit. Voor de mens-kant van deze organisatieverandering droegen ze e-office aan als partner. Dat vond ik zo oprecht en eerlijk, dat ik verder met ze in gesprek ben gegaan. Zo is de driehoek van Tellus als organisatie, SPIE voor de techniek en e-office voor de mens geboren!”
Aan de slag
En toen was het tijd om aan de slag te gaan. “Om te beginnen hebben we binnen Tellus een klein groepje gevormd van mensen die veel binnen onze digitale werkomgeving werken.. Mensen met affiniteit met IT, maar ook juist niet. Een diverse maar kleine groep, zodat we slagvaardig zouden blijven. Gezamenlijk zijn we workshops gaan volgen, verzorgd door e-office.” Wat Ria daarvan vond? “Intensief, maar zo waardevol. We werden meegenomen vanuit onze visie naar beleid, maakten werkafspraken en legden dit uiteindelijk vast in een document waar SPIE mee aan de slag kon om de techniek in te richten. We kregen een heel helder beeld van hoe we wilden werken en maakten definitieve keuzes, waardoor een duidelijke werkwijze ontstond. Dat gaf rust: nu hadden we iets waar we ons voor lange termijn aan vast kunnen houden. En dat doen we tot op de dag van vandaag nog steeds!”
“We deden het echt samen: op een gegeven moment stond iemand van e-office de door SPIE geleverde laptops uit te pakken. Dan heb je écht een goede samenwerking!””
Toen de omgeving – zowel qua werkafspraken als technisch – ingericht was, volgden twee sessies voor alle betrokken medewerkers. “Ik was benieuwd hoe die trainingen zouden verlopen. We hoorden vooraf veel onzekerheid: ‘Kan ik nog wel werken zoals ik gewend ben? Lukt het me nog om de juiste documenten te vinden?’. Maar na de eerste training volgde al een stukje rust: dit zit mooi in elkaar!” Direct na de trainingen volgde de livegang. En zoals bij elke livegang waren er wat kleine hobbeltjes. “Niet alles synchroniseerde meteen goed. Dat gaf wel wat gezonde stress. Maar in vergelijking met eerdere IT-projecten die ik heb begeleid, verliep dit heel voorspoedig.”
Tijdens de livegang waren zogenaamde floor walkers aanwezig: collega’s van zowel SPIE als e-office die beschikbaar waren voor alle Tellus medewerkers om hun vragen te beantwoorden en te helpen waar nodig. “Hier was die driehoek tussen ons als organisatie, SPIE als technisch partner en e-office voor adoptie ook mooi zichtbaar: we waren allemaal aanwezig en betrokken bij dit voor Tellus heel belangrijke moment. We deden het echt samen: op een gegeven moment stond iemand van e-office de door SPIE geleverde laptops uit te pakken. Dan heb je écht een goede samenwerking!”
De basis staat
Het eerste traject is afgerond: de flexwerkplekken zijn ingericht en de digitale werkomgeving staat. “Het gaat goed! Ik merk dat we allemaal steeds handiger worden in het gebruik van Microsoft 365. Natuurlijk nog niet in alles, maar de basis staat. Ik vind het mooi om te zien dat collega’s elkaar ook tips geven. Laatst hoorde ik een collega zeggen: ‘ik stuur je wel even een mailtje’, waarop een collega antwoordde met: ‘nee, doe maar een chatje in Teams!’. Mooi om te zien dat we elkaar zo helpen om steeds vaardiger te worden in onze digitale werkomgeving.
Over een tijdje kijken we welke functionaliteiten we nog verder zouden kunnen benutten, maar we hebben voor het wennen aan de nieuwe manier van werken een half jaar uitgetrokken en zijn pas een maandje onderweg. Het vergaderen in Teams staat op het wensenlijstje, maar voor nu geven we onze mensen de tijd en ruimte om hun nieuwe werkomgeving te omarmen!” •
