7 tips voor een succesvolle verandering naar een slimme organisatie, die samenwerkt met Microsoft 365

Tip 1: de basis op orde

Monique: “Het klinkt misschien cliché, maar als de fundering van je huis nog niet af is, kun je onmogelijk de zolder al gaan bouwen. Zorg dus dat je basis op orde is en de techniek van Microsoft 365 staat. Bij ons was bij de start van dit traject een goede voedingsbodem aanwezig, waardoor we een sterke vertrekbasis hadden.” Niels vult aan: “Het gaat niet alleen om het installeren van de juiste applicaties, maar vooral om hoe je ze inricht. Een vinkje aan of uit kan een werel van verschil maken in hoe mensen de tools ervaren en gebruiken. Neem de tijd om dit zorgvuldig in te stellen, zodat het hele proces straks soepel verloopt en optimaal aansluit bij de behoeften van je organisatie. Dan heb je een stevig vertrekpunt om vanuit daar je huis te gaan bouwen!”

Tip 2: eyes on the horizon!

“Houd te allen tijde voor ogen wat het doel is: waarom ben je dit traject gestart? Dat is níet de techniek: het einddoel is niet de applicaties van Microsoft gebruiken. Nee, het einddoel is slimmer samenwerken mét deze tools”, vertelt Niels. “Dat betekent dus dat je in je communicatie naar je medewerkers het om te beginnen niet over de app-naam gaat hebben. Je zoomt eerst uit, met the eyes on the horizon! Benoem knelpunten, zorg voor herkenning. Schets de ‘zou het niet fijn zijn als…’-situatie. Dán krijg je mensen mee.”

Tip 3: medewerkersperspectief

Monique: “En met focus op het einddoel, is de volgende tip bijna logisch. Het verandertraject dat je hebt ingezet doe je vóór de medewerkers van de organisatie. Zij zijn degene die slimmer gaan samenwerken. Daarom is het belangrijk om alle keuzes die je maakt vanuit het perspectief van de medewerker te benaderen. En positiviteit is daarbij héél belangrijk. Wat heeft een medewerker eraan om deel te nemen aan het traject? Benoem zoals Niels al aangaf de knelpunten, maar ook wat het hen persoonlijk oplevert.” Niels vult aan: “Vind ook de juiste balans tussen uit enthousiasme vrijwillig deelnemen aan het traject, maar ookde kritische medewerkers ervan overtuigen en laten blijken dat deelname niet vrijblijvend is.”

Tip 4: geen vluchtroute!

Niels: “Om die vrijblijvendheid te minimaliseren, is een sponsorrol van het directieteam of management erg belangrijk. Zij zijn de belangrijkste aanjagers van enthousiasme voor de verandering, maar hebben ook een beslissende én daarmee bepalende rol. ‘Zo gaan we het doen’. Als je het DT of MT niet aan boord hebt, ontstaat verwarring in het belang van het traject en daarmee creëer je als het ware een vluchtroute voor medewerkers die er eigenlijk geen zin in hebben. ‘Als de directeur het al niet doet, waarom zou ik het dan doen?’. Zorg dat je die situatie vermijdt, anders wordt het een jarenlang traject waar je erg veel tijd kwijt bent met iedereen continu weer opnieuw betrekken.”

Tip 5: multidisciplinair!

“Zorg dat alle lagen van de organisatie zijn betrokken, want dan landt je verandertraject pas écht. Betrek communicatie, IT, HR en andere belangrijke afdelingen van de organisatie. Dit zorgt voor alle invalshoeken en perspectieven, die nodig zijn voor het slagen van je traject. De verleiding is om er een IT-feestje van te maken, puur een knoppentraining. Dat is gedoemd te mislukken. Zo’n ingrijpende organisatie- en cultuurverandering is namelijk écht een bedrijfsuitje!”

Tip 6: vier die successen!

Niels: “Ook weer zo’n open deur, maar zo waar: vier je successen! Van de eerste inschrijving voor een training, tot een hele groep medewerkers die hun certificaat behalen: sta stil bij de mijlpalen in het traject.” Monique lacht: “Geloof ons: wij hebben ook écht met onze handen in het haar gezeten. Af en toe voelt zo’n traject ook echt als trekken aan een dood paard. Maar als je de kleine succesmomentjes viert, hou je vertrouwen in het bereiken van de eindbestemming!”

Tip 7: go go go!

Al het bovenstaande afgevinkt en onder controle? Monique: “Ga het dan vooral ook dóen! Je hebt het goed overwogen, de voorbereiding staat als een huis. Maar dan komt de uitvoering. Dat voelt best spannend, maar er komt een moment dat je gewoon moet gáán en moet vertrouwen op een goede afloop. Laat medewerkers proberen en experimenteren met de nieuwe materie en hou vertrouwen in een goede afloop. Heel veel succes en natuurlijk plezier!”

Dít wil je ook lezen

“Als je ziet dat mensen vooruit willen, geeft dat écht energie!” In deze case blikken Monique Coppens en Niels de Kok van Gemeente Roosendaal terug op een geslaagd adoptietraject.