De toekomst van productiviteit: Aan de slag met Microsoft Copilot voor Microsoft 365

Put adoptie first

Het is logisch dat je waardevolle output wil wanneer je met Copilot voor Microsoft 365 werkt. Je wilt níet dat collega’s ‘zomaar’ iets genereren met deze AI-tool van Microsoft. Het moet veilig zijn en je wil ook zeker weten dat vertrouwelijke gegevens niet in handen van de verkeerde personen vallen. Maar hoe doe je dit dan? Het korte antwoord is adoptie. Het langere? Die geeft Harold van de Kamp, Copilot voor Microsoft 365 specialist bij e-office: “Adoptie is een belangrijke pijler. Je kunt wel knopjes aan- en uitzetten, maar de techniek blijft wat het is. Het gaat er juíst om hoe je samen afspreekt met tooling om te gaan. En daarvoor is het cruciaal dat mensen snappen wat ze ermee kunnen. Voor zichzelf, om samen te werken en hoe je als organisatie AI als onderscheidend middel inzet.”

Stap 1: Voorbereiding

“De voorbereiding voor een succesvolle implementatie van Copilot voor Microsoft 365 gaat over drie assen: leiderschapsbetrokkenheid, gebruikers inschakelen en technische gereedheid. En deze drie kunnen prima naast elkaar lopen.” Harold legt uit: “Als organisatie moet je een investering doen. Niet alleen in de techniek, maar juist ook in mensen. Het is dus belangrijk dat de leiders van de organisatie mensen de ruimte geven om tooling zoals AI te gebruiken. Om ermee te experimenteren. Hiervoor een omgeving creëren zodat het ook veilig is om te gebruiken. En hier moet tijd voor zijn. Ja, soms heb je er meer succes van dan op andere momenten. Maar ook dát hoort erbij. Want het is allemaal zo nieuw. En nee, je kunt niet nog een paar jaar wachten om te kijken hoe andere bedrijven dit doen. Dan mis je de boot…”

Hoe staat de organisatie ervoor?

Je gaat dus met Copilot voor Microsoft 365 aan de slag. Maar wees eens eerlijk: is jullie data op orde? En is de beveiliging goed geregeld? Want stap één is niet simpelweg de techniek aanschaffen, maar ook hoog over kijken wat daarvoor nog nodig is. Harold deelt een korte checklist met ons:

• Zijn de Microsoft 365-licenties op orde?
• Heb je alle Microsoft 365-apps bijgewerkt?
• Is de bedrijfsdata goed en up-to-date geordend?
• En hoe zit het met de ICT-security?
• Maar weet je bijvoorbeeld ook welke data je in huis hebt?
• En dat wat vertrouwelijk is ook echt vertrouwelijk geborgd is?

Bedenk ook welke scenario’s belangrijk zijn voor de mensen van jouw organisatie. Ben je bijvoorbeeld na een vakantie drie dagen bezig met het opschonen van e-mails of moet je regelmatig vacatures schrijven? Allemaal zaken waarmee Copilot je heel goed kan helpen. “Heb je deze scenario’s helder, dan kijken we of de organisatie en de systemen daar ook aan toe zijn. Weet je wat je in huis hebt en van welke applicaties jouw mensen gebruikmaken? En heb je hier ook grip op? Is het antwoord ‘nee’, dan gaan we hier eerst mee aan de slag. En dán pas met Copilot. Er is daarom ook geen standaard adoptiescenario voor Copilot, want deze is dus compleet afhankelijk van het volwassenheidsniveau van de organisatie qua digitaal werken en de m(w)ensen van de organisatie”, vertelt Harold.

Waarom is goed gearchiveerde data dan zo belangrijk?

Stel er staan nog jaarverslagen en rapporten van ruim 10 jaar geleden opgeslagen binnen de organisatie. Maar drie jaar geleden is de organisatie een hele andere weg ingeslagen. Vervolgens stel je een vraag aan Copilot om een nieuw rapport te schrijven en daarvoor gebruikt hij alles wat ‘ie kan vinden. Dus ook alle informatie van voor jullie transitie. Je snapt het al, dit zorgt alleen maar voor ruis en datavervuiling. En zo mis je de efficiënte van het werken met Copilot. Het meegeven van juiste instructies voorkomt al een groot gedeelte van deze ruis, maar goed gearchiveerde data des te meer!

Stap 2: Onboarden en betrokkenheid creëren

Nu is het tijd om de basis te leggen voor het gebruik van Copilot voor Microsoft 365. Je wil de juiste instructies meegeven aan je mensen. Ze leren -en dus daarvoor ook de ruimte geven- hoe ze deze AI-tool gebruiken. En hoe ze hun rol als copiloot kunnen vormgeven. Harold: “En daar ligt weer een belangrijke taak voor adoptie. Want iedereen kan Copilot openen en een tekstje intypen. Maar dán begint het pas. Je wil duidelijke instructies geven. Aangeven wat je eruit wil halen op basis van welke brondata bijvoorbeeld. En aan welke voorwaarden je gewenste output moet voldoen. Dus zeker geen brede vragen.”

Adoptie moet groeien

In het adoptieplan leg je de verbinding tussen de verandering en de persoonlijke doelen van medewerkers. We got you! “Maak mensen enthousiast, neem ze mee in het hele verandertraject en maak ze ook nieuwsgierig. Want er valt nog heel veel -van elkaar- te leren. Tijd om ze te onboarden dus. En betrokkenheid binnen de organisatie te creëren.” Harold vervolgt: “Doe je dit niet, is de kans op afbreuk namelijk groot. Ga lekker testen, samen met een groepje ambassadeurs binnen jouw organisatie. En ben je hier qua data en veiligheid nog niet helemaal klaar voor? Geen probleem. We kunnen binnen Copilot limiteren waar men bij kan. Dan kun je tóch aan de slag en waarde aantonen. En tegelijkertijd kan men aan de slag om de techniek op orde te krijgt, zodat daarna Copilot ten volste benut kan worden.”

Stap 3: Impact leveren

Copilot voor Microsoft 365 is nieuw en beweeglijk. “Kijk daarom iedere keer weer naar wat het succes is en wat de resultaten van de implementatie van Copilot zijn.” Harold vertelt verder: “Ook wij hebben hier nog geen jaren ervaring mee. Maar we zijn er wel NU mee bezig. Om te ontdekken wat de waarde van AI is voor onze organisatie. En hetzelfde doen we graag voor jou. Put people first zit in ons DNA. Het gaat ons er niet om organisaties zomaar een ‘knoppentraining’ te geven. ‘Zo werkt het en succes ermee’. Het gaat erom dat je kijkt wat je nodig hebt om als organisatie slimmer en beter te werken. Te kijken naar de mensen. Want zo lever je impact.”

Stap 4: Uitbreiden en optimaliseren

“Techniek is een groot component van de verandering naar het werken met Copilot voor Microsoft 365. Dit is een standaard gegeven en daar kunnen we niet omheen. Maar het is cruciaal om vanuit het leiderschap van de organisatie de adoptie aan te jagen. En betrokkenheid bij gebruikers te creëren. Begin daarom eerst met het onboarden van kleine groepjes mensen en daarna pas met de hele organisatie.” En dit is een ongoing proces. Harold vertelt gedreven verder: “Want Copilot verandert continu. Maar mensen en bedrijfsprocessen ook. Daarom ga je iedere keer weer stap voor stap nieuwe mogelijkheden en scenario’s ontdekken.”

We hopen je met deze blog een eind op weg geholpen te hebben. Every Copilot needs a pilot. Want om AI kun je niet meer heen. En stilstaan is volgens ons geen optie. Dus wil je hier direct mee aan de slag? Wij helpen je graag bij het implementeren, uitrollen en stimuleren van de adoptie. En omdat e-office Microsoft 365 Jumpstart partner is, kunnen wij je ook nog eens een hele toffe, maar vooral leerzame en hands-on workshop geven. Deze plan je hier in.