Slimmer werken met Microsoft 365 Copilot in Word
Microsoft 365 Copilot is de AI-assistent die helpt bij efficiënter én productiever werken binnen Microsoft 365 en Office-apps. En een van de meest gebruikte toepassingen is Copilot in Word. Maar wat kun je hier precies mee? Hoe implementeer je Copilot in Word? En hoeveel tijd bespaar je ermee? Dat vertellen we je in deze blog.
Wat is Copilot in Word?
Copilot in Word is een AI-gestuurde assistent die gebruikmaakt van generatieve AI. Dit betekent dat deze AI niet alleen helpt bij het genereren van tekst, maar ook teksten kan herschrijven, samenvatten en structureren op basis van input. Hoe? Copilot werkt direct in Word, zodat alle gebruikers snel toegang hebben tot de AI-functionaliteiten. En dit allemaal zónder tussen verschillende tools te hoeven schakelen.
“De echte kracht van Copilot in Word zit in de tijdsbesparing en verhoogde productiviteit. Onderzoek van Microsoft laat zelfs zien dat medewerkers taken tot vijftig procent sneller voltooien met behulp van AI.”
Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten van Copilot in Word?
Een van de krachtigste toepassingen van Copilot in Word is het automatisch genereren en bewerken van teksten. We zetten enkele van de belangrijkste functionaliteiten op een rij:
- Teksten genereren: Copilot kan op basis van een korte opdracht een eerste opzet maken voor een document, rapport of artikel.
- Samenvatten: Lange teksten worden automatisch verkort tot overzichtelijke kernpunten.
- Herschrijven en verbeteren: Copilot herschrijft teksten in verschillende stijlen, bijvoorbeeld formeler, bondiger of juist overtuigender.
- Opmaak en structuur verbeteren: Documenten worden beter ingedeeld met koppen, subkoppen en opsommingen.
- Data verwerken en tabellen maken: Ruwe gegevens worden eenvoudig omgezet in gestructureerde tabellen of overzichten.
“En na de implementatie is het essentieel om medewerkers goed te trainen en bewust te maken van de mogelijkheden van Copilot. Een succesvolle adoptie bepaalt uiteindelijk het rendement van deze technologie.”
Hoe implementeer je Copilot in Word?
Om Copilot in Word te gebruiken, zijn er een aantal zaken die geregeld moeten worden. Het belangrijkste is dat je beschikt over de juiste Microsoft 365-licenties. Zodra deze licenties beschikbaar zijn moet de admin Copilot inschakelen via het Microsoft 365 Admin Center. Zijn de toegangsrechten juist ingesteld, dan kunnen medewerkers veilig met AI werken. Gegevensbeveiliging en compliance moeten uiteraard gewaarborgd zijn om vertrouwelijke informatie te beschermen.
En na de implementatie is het essentieel om medewerkers goed te trainen en bewust te maken van de mogelijkheden van Copilot. Een succesvolle adoptie bepaalt uiteindelijk het rendement van deze technologie.
Hoe gebruik je Copilot in Word?
Zodra Copilot in Word is geactiveerd, werkt het eenvoudig via een promptvenster in de rechterzijbalk. Hier kunnen gebruikers instructies geven, zoals:
- “Schrijf een samenvatting van dit document in maximaal vijf zinnen.”
- “Vat deze tekst samen en geef de drie belangrijkste punten weer.”
- “Maak een professionele introductie voor een rapport over duurzaamheid.”
Copilot analyseert de tekst en genereert een passend antwoord, dat vervolgens kan worden aangepast en verfijnd. En: hoe specifieker de prompt, hoe beter Copilot begrijpt wat nodig is. Gebruik dus duidelijke instructies en geef extra context waar nodig.
Tijdswinst en efficiëntie
De echte kracht van Copilot in Word zit in de tijdsbesparing en verhoogde productiviteit. Onderzoek van Microsoft laat zelfs zien dat medewerkers taken tot vijftig procent sneller voltooien met behulp van AI. Dit komt doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan schrijven en redigeren, omdat Copilot eerste versies genereert, sneller door lange documenten kan lezen met de samenvattingsfunctie en efficiënter kan werken met data doordat losse gegevens snel worden omgezet in overzichtelijke tabellen en rapporten.
Wil jij verder praten over dit onderwerp? Hoe e-office jouw organisatie kan helpen op het gebied van Copilot in word? Neem dan contact met ons op!
Lees meer over…
7 tips om aan de slag te gaan met Microsoft 365 Copilot
Copilot voor Microsoft 365: wat is het, wat heb je eraan en hoe ga je ermee aan de slag in jouw organisatie?
