Copilot voor Microsoft 365: wat is het, wat heb je eraan en hoe ga je ermee aan de slag in jouw organisatie?

Wat is Copilot voor Microsoft 365?

Laten we hiermee beginnen: Copilot gaat onze wereld drastisch veranderen. De belofte is dat werkprocessen efficiënter worden, je meer gedaan krijgt met minder energie en prestaties worden verbeterd. Wow. We kunnen Copilot voor Microsoft 365 dus de hand schudden, want ook hij zet mensen op de eerste plaats en laat ze optimaal (samen)werken!

Maar wat dat voor jou in de praktijk betekent? In het dagelijks werk helpt Copilot jou als gebruiker bij tal van opdrachten die je gedaan wil krijgen. Hierbij gaat de manier waarop jij werkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook of andere Microsoft-apps dus flink veranderen. Ten goede! Want Copilot is dé assistent van de toekomst!

“Oké, maar hoe doet Copilot dat dan precies?” Nou, deze digitale assistent zet met kunstmatige intelligentie (AI) vele grote taalmodellen in om je te ondersteunen bij je dagelijkse werk. Door het geven van instructies, ook prompts genaamd, geef jij Copilot opdrachten waarmee hij aan de slag gaat voor je. Uiteindelijk combineert Copilot de gevonden informatie uit de taalmodellen met gegevens uit jouw organisatie om je zo van informatie te voorzien.

Dus gebaseerd op jouw opdracht serveert Copilot je informatie voor. Jij kiest vervolgens of je de suggestie wilt behouden of een aangepaste suggestie wenst. De gekozen suggestie kun je naar eigen smaak aanpassen, om deze uiteindelijk in te zetten in de plek waar je aan het werk bent. Op deze wijze blijf jij dus aan het stuur en maak jij de beslissingen; jij bent dé piloot.

Copilot reist dus met je mee als – de naam zegt het al – copiloot: een assistent die continu voor je aan de slag is en gegevens uit bronnen combineert om jou te ondersteunen in je dagelijks werk. Dit met als doel dat jij sneller en beter beslissingen kunt nemen en jouw werk plezierig maakt. Cool, toch?

Wat zijn die taalmodellen en hoe zet Copilot deze in?

Klein beetje achtergrond nog. Copilot maakt dus gebruik van taalmodellen, die Large Language Models (LLM) worden genoemd. Eén van de taalmodellen is hetgeen ook toegepast wordt in ChatGPT van OpenAI, de publieke assistent die in 2023 zeer bekend is geworden. Door continue intensieve training van Copilot bevatten deze taalmodellen een enorme waardevolle set aan teksten in meerdere talen die je assistent inzet om voor jou informatie te genereren.

De assistent Copilot kan gebruik maken van de taalmodellen binnen jouw organisatie, maar het is andersom niet toegestaan de modellen te trainen op basis van de gegevens en inzichten uit jouw organisatie. Dit om te waarborgen dat het werk dat jij voor jouw organisatie doet niet bij andere organisaties terecht komt.

Kan Copilot gebruikmaken van mijn bedrijfsgegevens?

Je begrijpt het inmiddels: Copilot is een ontzettend krachtige tool. Maar Copilot kan alleen assisteren als de gegevens uit jouw organisatie gecombineerd kunnen worden met de taalmodellen. Dit betekent dat jouw organisatie dagelijks werk op een kwalitatieve manier opgeslagen moet hebben in Microsoft 365. Daardoor krijgt Copilot toegang tot een grotere set aan organisatiegegevens en kan jou zo van betere informatie kan voorzien. Alleen dan is hij een waardevolle assistent.

De voorwaarde is dus dat de organisatie zijn data goed op orde moet hebben. Als er geen goede (werk)afspraken zijn en documenten niet goed zijn opgeslagen, dan weet Copilot niet waar hij moet zoeken. Zomaar Copilot aanzetten is dus geen goed plan. Je moet eerst je basis op orde hebben!

Wat kun je met Copilot en wat heb je eraan?

We horen het je denken. En geven je daarom wat praktijkvoorbeelden van Copilot in veelgebruikte Microsoft 365-apps, zodat je weet wat je kan verwachten.

Copilot in Microsoft Teams

Dé centrale locatie van je dagelijkse werkzaamheden. Copilot heeft hier een chatfunctie: Microsoft 365 Chat. Copilot vat hier documenten samen, geeft overzichten van laatste berichten, gesorteerd op e-mail, chats en bestanden. Laat zien wanneer je volgende vergaderingen zijn met een bepaald persoon of schrijft berichten aan je collega’s. Zomaar een greep uit de mogelijkheden!

Maar ook in vergaderingen assisteert Copilot je. Ben je te laat in een meeting? “Vat samen wat ik voor mijn binnenkomst in deze vergadering heb gemist” is een goede opdracht. Of zit je in een verhitte discussie en komen jullie er niet uit? “Maak een tabel met voor- en nadelen voor [onderwerp x]”. Bij het afronden van een vergadering kan Copilot ook helpen: “Welke beslissingen zijn er genomen en wat zijn de voorgestelde vervolgstappen?” Ideaal, toch?

Copilot in Outlook

Sinds jaar en dag verstuur en ontvang je er al mails en beheer je je agenda. Maar met Copilot in Outlook ga je nóg productiever worden. Een greep uit de opdrachten die je Copilot kunt geven, die jouw leven veel makkelijker maken:

• Bij terugkomst van vakantie: “Maak een samenvatting van de e-mails die ik heb gemist tijdens mijn afwezigheid. Markeer daarvan de belangrijke items.”
• Als reactie op een bericht: “Bedank voor het bericht en vraag om meer details”, met de vervolgopdracht “Verkort de opzet en maak de toon professioneel”.
• Voor het plannen van een productlancering: “Nodig iedereen van mijn afdeling uit voor een productlancering aanstaande donderdag om 12.00 uur.”

Copilot in Word

Zit jij ook wel eens eindeloos naar een wit Word-document te staren, niet wetende waar je moet beginnen? Copilot zorgt ervoor dat je nooit meer blanco begint. Writers-block is verleden tijd! Geef Copilot gewoon de opdracht “Maak een twee-pagina’s tellend projectvoorstel gebaseerd op de gegevens uit [document X] en [werkblad Y]” en binnen enkele seconden staat een basis aan tekst gebaseerd op de stukken waarnaar je hebt verwezen. Kind kan de was doen!

Is het stuk nu in één keer klaar voor gebruik? Vast niet. Daarom is Copilot ook ‘slechts’ een copiloot: hij heeft jou nodig om beslissingen te maken. Daarom geef je hem de vervolgopdracht “Maak de derde paragraaf beknopter”. O ja, en daarnaast “Maak de tekst meer casual”. Vervolgens staat er een goede basis en kun jij de puntjes op de i zetten om van een goed naar uitstekend projectvoorstel te komen. Handig toch?

Copilot in PowerPoint

En voor de PowerPoint-tijgers die vaak presentaties maken is je standaard actie Nieuw > Lege presentatie ook niet meer van deze tijd. Open Copilot in PowerPoint en geef hem de opdracht “Maak vijf dia’s gebaseerd op [document X] en combineer dit met relevante stockfoto’s”. Met een knip van je vinger staat de basis opzet van je presentatie. Maar omdat je van korte presentaties houdt (MAND), is je volgende opdracht aan Copilot “Maak deze presentatie beknopter in een samenvatting op drie dia’s”, gecombineerd met “Formatteer deze opsomming in drie kolommen, met per kolom een afbeelding”. Easy does it!

Copilot in Excel

Het werken met gegevens wordt door Copilot in Excel een fluitje van een cent. Open je werkblad met gegevens en geef de assistent de opdracht “Geef een uitsplitsing van de verkopen per type en kanaal. Maak hiervan een tabel.”. Voilà, er wordt snel een tabel getoverd op het scherm. Omdat je waarschijnlijk tot inzichten wil komen over hetgeen in de tabel getoond staat, is de vervolgopdracht “Analyseer de impact van [variabele x] en genereer een diagram om dit te visualiseren”. Ten slotte ga je een slag dieper en is de opdracht “Modelleer hoe een verandering in het groeipercentage voor [variabele x] mijn brutomarge zou beïnvloeden”.