Dít wil je weten over het complete Microsoft Viva-platform

Microsoft Viva zet mensen op de eerste plaats. Want met het Viva-platform bepaal je zelf hoe en waarvandaan je werkt. Zo geef je jouw eigen werkdag vorm en investeer je als organisatie in employee experience. Ofwel de werknemerservaring. Weet je niet waar te beginnen of zie je door alle tooling de juiste oplossing niet meer? Harold van de Kamp, principal consultant bij e-office, vertelt ons alles (okay niet alles, maar wel het belangrijkste) over het *complete Viva-platform.

* We doen ons best deze blog up-to-date te houden, maar de ontwikkelingen bij Microsoft volgen elkaar in rap tempo op. Voorheen moest je soms drie jaar wachten op een nieuwe release, nu ontwikkelen ze continu door.

Microsoft Viva heeft het antwoord voor jou

Waar Microsoft Viva een jaar geleden begon met vier modules, zijn dat er anno 2022 al zeven. “Het platform groeit enorm. Wat kan jij er als organisatie dan mee? Veel. Maar waar moet je dan beginnen? Stel jezelf de vraag: als je één ding kunt veranderen binnen je organisatie, wat is dat dan? Waarschijnlijk is het antwoord op deze vraag het beginpunt voor de juiste Viva-module. Bijvoorbeeld dat de communicatie veel beter kan, of het terugvinden van documenten, het faciliteren van leren óf het borgen van kennis. Op al deze vragen -en meer- heeft Microsoft namelijk een antwoord binnen het Viva-platform”, legt Harold ons uit. “Denk groot, begin klein. Veel organisaties weten wel dat ze ‘iets’ moeten, maar weten niet waar te beginnen. Kijk naar de quick wins en schaal vanuit daar op. Zie het als een traject voor de komende jaren, wat nu al veel waarde heeft en die waarde groeit mee met jouw organisatie.”

Waarom je vandaag nog aan de slag wilt gaan

Door het hybride werken is de manier hoe je met medewerkers om moet gaan sterk veranderd. “Hoe zorg je ervoor dat mensen bij je organisatie willen blijven? Hoe blijf je interessant? Hoe zorg je dat je personeel kan leren, daar ook daadwerkelijk tijd voor krijgt én je een aantrekkelijk pakket aan leermiddelen levert? En wist je dat medewerkers moe worden van het zien van talloze applicaties waarop ze telkens met andere accounts moeten inloggen? Ze willen gemak. Anders zoeken ze wel een andere werkgever die dat wél goed faciliteert”, schetst Harold ons voor. “De kracht van Viva is dat deze tool daarop inspeelt en mensen voor een groot gedeelte ontzorgt. Je hoeft niet meer van systeem A naar B, want Viva abstraheert en loodst je naar de juiste plek, informatie of mensen.”

Wat is dan de meerwaarde voor mij?

Harold: “Viva is écht een employee experience platform, een EXP, dus een omgeving die zich volledig focust op de werknemerservaring. Je krijgt daarmee een slimme digitale assistent, die de mens centraal stelt. En dat is precies wat je als organisatie wilt. Want omarm je jouw mensen niet, dan raak je ze kwijt. En zonder mensen, geen organisatie. Geef ze daarom alles wat ze nodig hebben.”

De vier Employee Experience scenario’s waar Microsoft Viva ondersteuning in biedt:

• Stimuleer effectieve werkgewoonten
• Hou grip op de bedrijfsprestatie en optimaliseer waar mogelijk
• Informeer en betrek mensen in de hele organisatie
• Help iedereen te leren, te groeien en succesvol te zijn

Wil je meer verbinding leggen tussen mensen, dan kun je daar de verschillende Viva-modules voor inzetten. Microsoft blijft groeien met Microsoft Viva. Hebben organisaties nieuwe uitdagingen die nog niet ondersteund worden door het Viva-platform, dan past Microsoft het Viva-platform aan door bestaande modules uit te breiden of nieuwe modules toe te voegen. “En ook wij geven onze feedback en die van de onze klanten terug aan Microsoft. Zo vormen wij een brug tussen de markt en dit krachtige pakket”, aldus Harold.

Welke Viva-modules er nu al zijn?

• Viva Connections
• Viva Engage
• Viva Goals
• Viva Insights
• Viva Learning
• Viva Sales
• Viva Topics

“We gaan ze niet allemaal behandelen in deze blog, maar zetten ze wel op een rij in onze Viva cheat sheet. Het Viva-platform is nu al groot en extreem waardevol. En dat wordt alsmaar meer. Begin daarom klein, stap nu in en groei met jouw organisatie mee in het Viva-platform.” Harold gaat enthousiast verder: “En wat je misschien opvalt is dat zes van de zeven modules in te zetten zijn voor alle medewerkers en dat Viva Sales écht een rolgebaseerde Viva-module is. Daar gaat Microsoft veel meer mee doen! Daarnaast zijn de modules Amplify en Pulse ook recent aangekondigd.”

De magie van Microsoft Viva

Met Viva kun je dus mensen beter informeren, verbindingen laten leggen, inclusiviteit waarborgen, mensen helpen inzicht te krijgen, ze doelmatig laten werken en meer. Maar wat doet Viva dan precies? Harold geef een paar voorbeelden: “Stel je hebt om 10:00 een vergadering, maar een mogelijk gerelateerde e-mail nog niet geopend. Dan kan Viva Insights jouw attenderen op een relevante mail. ‘Misschien wil je deze mail nog lezen voor de vergadering?’. Zo kun je lekker werken en ga je goed voorbereid die vergadering in. Of dat je binnen Viva Engage vragen kunt stellen of een verhaal delen. Deze module vormt namelijk een plek waar iedereen binnen de organisatie -op een laagdrempelige manier- verhaallijnen kan volgen. En stel dat je jezelf afvraagt wanneer een project gepland is live te gaan, dan is Viva Topics met zijn AI een hele krachtige. Hij denkt voor jou mee en koppelt je aan de mensen waarvan hij denkt dat deze er meer over weten en daarmee je vraag kunnen beantwoorden. Je bereikt dus veel sneller de juiste persoon die de vraag kan beantwoorden. En stel dat een collega in de toekomst een vergelijkbare vraag stelt, dan stelt het systeem al het antwoord voor en toont het antwoord op jouw eerdere vraag als referentie. Op deze manier borgt Viva ook de kennis binnen de organisatie. Viva Goals helpt je met jouw doelen en om daar focus op te houden. En ook de nieuwste module Viva Pulse geeft je inzicht in wat werkt voor jouw team en wat niet, door -discreet- feedback te verzamelen. Bijvoorbeeld: ‘Hoe vond jij de hutje-op-de-hei-sessie?. Stel je wilt continu blijven leren, dan helpt Viva Learning je daarmee. Heb je als doel om in december klaar te zijn, dan attendeert of plant deze module voor jou in je agenda de ruimte om dit doel ook te behalen. Viva Amplify maakt het mogelijk om campagnes te draaien binnen de organisatie en daarmee écht iedere medewerker te bereiken door met één druk op de knop een bericht uit te sturen over zoveel mogelijk kanalen, waaronder Outlook, Microsoft Teams en SharePoint. Tenslotte vormt Viva Connections jouw toegangsportaal naar de organisatie en de andere Viva-modules. Deze module geeft inzicht in waarmee je bezig bent en geeft suggesties om tijd in jouw agenda te reserveren voor zaken die voor jou écht belangrijk zijn. Van het treffen van collega’s, je lunchtijd en je koffietijd tot je het plannen van tijd om je gekozen leerpaden af te ronden. Het enige wat jij dan nog hoeft te doen is deze suggestie te accepteren. Met Microsoft Viva heb je dus één plek die voor jou nieuws, taken, jouw agenda, kennis, doelen, etc beheert.”

Randvoorwaarden om Viva te gebruiken

Is er dan ook een randvoorwaarde om met Viva aan de slag te gaan? “In zekere zin wel. Veel van de modules komen samen binnen Microsoft Teams. Dus wanneer organisaties die oplossing niet enkel voor vergaderingen inzet, maar het daadwerkelijk als platform omarmt én deze werkwijze binnen de organisatie heeft gestandaardiseerd, is dat een groot pluspunt. Dan is een logische vervolgstap namelijk dat men met het Viva-platform gaat werken”, legt Harold uit. “Maar ook Microsoft Outlook vormt een groot onderdeel van onze dagelijkse werkomgeving. Daarom vind je in de flow van je werk Microsoft Viva hierin ook terug. Misschien krijg je iedere ochtend al een e-mail met een dagoverzicht van jouw digitale assistent. Het is een laagdrempelig overzicht met snelle acties om je dag prettig en efficiënt te starten. De inzet van dat dagoverzicht is een eerste stap in de goede richting en een piepklein onderdeel van de grote waarde dat Microsoft Viva te leveren heeft.”

Dus: wat is de behoefte van jouw organisatie?

De kracht van e-office zit in hetgeen we al dertig jaar doen: mensen in hun kracht zetten. “Het gaat om de ervaring van de mens. En deze ervaring overspant de fysieke werkplek. In deze blog hebben we het over Microsoft Viva, een hele mooie tool, maar bij e-office kijken we wél altijd eerst naar wat mensen nodig hebben en welke middelen we daarvoor willen inzetten. Is dat Viva, dan wordt dat onderdeel van ons advies. Maar kunnen we een combinatie maken met andere relevante tools, dan doen we dat natuurlijk ook.” Harold legt uit dat het uitrollen van Microsoft Viva niet volgens een vast format gaat: “Het kan heel goed zijn dat we met een kwart van de organisatie beginnen bij pijler twee en later opschalen met de hele organisatie erbij. We kijken namelijk altijd naar wat de behoefte is en wat de organisatie qua verandering aankan.”

Speciaal voor jou: de Viva cheat sheet!

We snappen dat dit veel informatie is, maar de korte samenvatting is dat Viva enorm bijdraagt aan de employee experience. Dat je om te profiteren van Microsoft Viva als medewerker dus vrij weinig hoeft te doen. En ook voor de IT-kant is het een stuk gemakkelijker. Je bent bijvoorbeeld niet meer afhankelijk van browsers en omdat alle informatie via één en dezelfde toegangsportaal gaat -waarvandaan mensen toch al werken- voorkom je ook dat iemand die belangrijke melding niet gezien heeft. Harold: “Stel je eens voor, niet meer inloggen op 15 verschillende applicaties, maar op één plek al je benodigde inzicht en acties. Dat wil je toch?!”

Voor welke bedrijfsuitdaging heb je welke pijler nodig? Dat hebben we op een rij gezet in deze cheat sheet.

Meer lezen over Viva?

Lees dan deze blogs of bekijk onze webinars terug:
• Viva Sales geeft je focus, controle én overzicht
• Werkt jouw organisatie met Microsoft Teams en SharePoint? Profiteer dan van de integratie met Viva Connections!
• Viva Learning: dé tool waarmee je het beste uit jouw mensen en organisatie haalt!

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen? Ben je benieuwd welke Viva-pijler voor jouw organisatie de quick win brengt? Of wil je gewoon meer weten over deze employee experience tooling van Microsoft? Dat vertellen we je uiteraard graag!