Mis jij de gezamenlijke lunch? Gebruik AI als hulpmiddel voor de ultieme Employee Experience!

Wat hebben Artificial Intelligence (AI) en de lunchtafel van kantoor met elkaar te maken? Om dit uit te leggen spreken we met onze collega’s Ernst Steffen en Roland Hameeteman. Want als we steeds meer hybride werken, hoe zorg je dan voor een goede binding met de organisatie? En nog belangrijker: hoe blijf je als collega’s elkaars kwaliteiten benutten? Als kenniswerkers kunnen we ons werk tegenwoordig bijna overal doen, maar daardoor ontstaat wél de uitdaging om de verwevenheid en collegialiteit binnen de organisatie te behouden.

Inspireren en kwaliteiten benutten

“Na de lockdown was ik weer een aantal keer op kantoor bij de klant. En ook het bedrijfsrestaurant was weer open voor lunch”, vertelt Ernst. “Wat mij direct opviel was dat collega’s spontaan even kwamen buurten. Om kort een projectstatus te checken, specifieke kennis op te halen of een ervaring te delen. Wat had ik die informele uitwisseling van informatie gemist! Het is plezierig én zeker ook nuttig.” En hier hebben we meteen het dilemma te pakken: omdat werk niet langer een plek is waar je naartoe hoeft als kenniswerker, missen we een groot deel van de interactie tussen collega’s. En deze interactie zorgt er juist voor dat je elkaar inspireert, maar ook dat je elkaars kwaliteiten benut.

Hybride werken: andere manier van kennisdelen en samenwerken

Voor organisaties is het een uitdaging om de verwevenheid en collegialiteit binnen de organisatie te behouden, nu hybride werken niet meer weg te denken is. De focus is verschoven van aanwezigheid naar output. En dát vraagt om een andere manier van kennisdelen en samenwerken. Een podium waar medewerkers zelf hun carrière en vaardigheden beheren. Maar vergeet ook niet ze een luisterend oor te bieden. “Geef als organisatie jouw medewerkers de ruimte en ondersteuning om de aanwezige kennis en expertise te maximaliseren via een Talent Marketplace. Want de collega van nu wil juíst actief informatie delen en samenwerken, bijvoorbeeld via een Digital Worplace”, legt Roland ons uit.

Visualiseer jouw connecties binnen de organisatie

Nu we vaker blijven thuiswerken, is het spontane effect van de lunchtafel dus weg. Maar dat betekent níet dat dit een reden is om weer dagelijks naar kantoor te gaan. Ernst: “Het is namelijk heel goed mogelijk om jouw connecties binnen de organisatie en hun relaties te visualiseren. Gekoppeld aan kennis en expertise. Daarmee zie je bijvoorbeeld aan de hand van een chart wie je via wie kunt benaderen. Handig, zeker wanneer je samenwerkt met collega’s verspreid over de wereld.” Door verschillende informatiebronnen, zoals profielen, certificaties en projecten aan elkaar te koppelen, ontstaat een waardevolle bron van waaruit door middel van AI de kennisdeling wordt geborgd.

Gebruik data om elkaar te inspireren!

Met behulp van AI is het mogelijk om informatie doorzoekbaar te maken. Bijvoorbeeld aan de hand van de expertise en zienswijze van kennishouders die op het punt van pensioen staan. Hierdoor blijft de kennis behouden voor de organisatie. Durf daarom data te gebruiken om collega’s elkaar te laten inspireren en de organisatie slimmer én flexibeler te maken! Want hybride werken staat aan de basis van een duidelijke trend: het gaat om de Employee Experience.

De medewerker staat centraal. Zorg daarom voor een kader waarbinnen leren en ontwikkelen -uiteraard aansluitend op de organisatiedoelen- door medewerkers zelf kan worden ingevuld. Promoot de eigen verantwoordelijkheid om te blijven leren, in plaats van een corporate cursus catalogus. Stel een jaarlijks studiebudget beschikbaar en maak hierover afspraken via een evaluatiegesprek. Een bevriende HR-manager vatte dat mooi samen: Employee driven, not HR policed”, vertelt Ernst ons Enthousiast. “Nu terug naar de lunchtafel. Daar we blijven thuiswerken, is het spontaan benutten van face-to-face collegiale expertise niet altijd meer mogelijk. Dit doet mij verlangen naar een visualisatie van mijn connecties binnen de organisatie en hun relaties, gekoppeld aan kennis en expertise.”

Artificial Intelligence in de praktijk

Artificial Intelligence voorspelt en zo helpen algoritmes ons. Je ontdekt patronen en vergaart nieuwe inzichten, waardoor mensen geholpen worden de juiste keuze binnen de organisatie te maken. En in dit geval gaat het om de juiste collega’s vinden om nóg beter samen te werken en expertise gericht in te zetten.

Hackathon e-office

Bij e-office hebben we al verschillende technieken onderzocht, met als doel een duidelijk beeld te krijgen van de vaardigheden en samenwerkingen van onze collega’s. Na een data-analyse en voorbewerking, werden de interacties tussen de medewerkers inzichtelijk gemaakt. Vervolgens zijn met behulp van AI-software de koppelingen tussen de collega’s en zijn/haar skills uitgelicht. Dit hebben we via Microsoft Graph gevisualiseerd en zo zijn we begonnen met een aanbevelingssysteem. Dit aanbevelingssysteem is gebaseerd op regels, waarbij de eerste stappen om de chart voorspellend te maken zijn gelegd met behulp van machine learning. Resultaat: experiment geslaagd voor de e-office organisatie! Zie onderstaand voorbeeld van een chart, zoals opgeleverd tijdens de hackathon.

Ben je benieuwd wat wij voor de Employee Experience van jouw organisatie kunnen betekenen? Ernst & Roland vertellen het je graag!