Power BI | De beste rapportages zijn de rapportages die ook gebruikt worden!

Op welke manier registreert jouw organisatie? Maak jij vijf verschillende rapportages in Excel en slaat jouw collega alle verzamelde data lokaal op zijn bureaublad op? Onhandig, want zo krijg je geen focus en heeft de organisatie niet alle beschikbare informatie om tot goede beslissingen te komen. Dit kan dus slimmer. Hoe? Met behulp van Microsoft Power BI.

We praten met onze collega Jorn Bijnsdorp, e-office business consultant, over deze krachtige tool die informatie verzamelt én visualiseert.

Power BI aka dashboarding

Waarom Power BI, ook wel dashboarding genoemd, jouw organisatie helpt om datagedreven beslissingen te nemen? Daar schreven we al eerder een blog over. We legden onder andere uit wat de winst voor jouw organisatie is. Want Power BI kent vele voordelen voor mensen, teams en voor de veiligheid. Met Power BI benut je namelijk jouw big data en profiteer je van nauwkeurigheid, consistentie en creëer je een sterkere besliskracht.

“Organisaties kunnen -willen- niet meer sturen op gevoel. Dus wat ik veel zie gebeuren is dat men zelf rapportages maakt, om meer grip op data te krijgen. En dat is mooi. Maar wat ik ook zie is dat gegevens vaak niet goed gekoppeld kunnen worden. Mensen registreren het één, de rapportage toont weer wat anders en hoe moet je dan alle gegevens presenteren om een gedegen keuze te maken? Met behulp van Power BI breng je verschillende gegevens uit de keten bij elkaar en vergaar je gemakkelijker inzicht”, legt Jorn ons uit.

Welke beslissing wil jíj maken op basis van een rapportage?

De titel van deze alinea is misschien wel dé belangrijkste vraag om te stellen. Want als je deze vraag geformuleerd hebt, kun je daar jouw rapportages op baseren. Welke beslisinformatie heeft de organisatie dus nodig om links- of juist rechtsaf te gaan? En hier horen vervolgens weer gegevens bij, die je op een bepaalde manier gepresenteerd wil hebben. De tweede belangrijkste vraag is: wíe gaat er beslissen? Heb jij het antwoord?

“Power BI geeft je inzicht. Het maakt natuurlijk niet uit welke keuze je uiteindelijk maakt, als je maar juist geïnformeerd bent om die keuze te kúnnen maken. Het voordeel van een goede vraagstelling is dat daar rapportages uitvloeien die ook daadwerkelijk gebruikt worden. Want wees eens eerlijk, hoeveel rapportages worden er binnen jouw organisatie gemaakt die nooit iemand ziet…?” Jorn vertelt verder: “Zonde van de energie. Daarom kijken wij naar wat jij wil besluiten, wat zinvol is om te rapporteren en brengen dit met behulp van Power BI naar de juiste context. En dan kan het natuurlijk ook zo zijn dat we erachter komen dat die ongebruikte rapportages met een kleine aanpassing ineens wél gebruikt worden.”

Het juiste moment om met Power BI te starten

Zijn er dan ook randvoorwaarden om met Power BI te starten? Ja, de Cloud. Want Power BI werkt in de Cloud, dus de data moet ofwel al in de Cloud zitten of daarnaartoe te brengen zijn. En je hebt natuurlijk al wel wat data nodig om rapporten te kunnen maken.

“Moet je nog beginnen met registreren? Dan is het waarschijnlijk nog niet het juiste moment, maar wacht ook weer niet te lang”, legt Jorn ons uit. “Want als je al een tijd aan het registeren bent, op heel veel verschillende plekken, wordt het steeds lastiger -maar zeker niet onmogelijk, no worries- om alle verzamelde informatie boven tafel te krijgen en met elkaar in verband te brengen.”

Hoe werkt Power BI dan in de praktijk? Een paar voorbeelden:

1. Scholengemeenschap

Bij onze referenties kun je al een case vinden waarin je leest hoe wij De Haagse Scholen meer focus geven door de inzet van Microsoft Power BI. Zij schakelden e-office namelijk in om met behulp van Power BI alle beschikbare informatie te visualiseren in de vorm van rijke analyses of rapportages. Het resultaat is dat ze hierdoor hun belangrijkste informatie op een dusdanige wijze geordend hebben dat de mensen binnen hun organisatie, van bestuur tot beleidsmedewerkers, ook weten én zien waar ze het over hebben. En dát geeft focus.

2. Industrieklant

Deze klant had vaak vlak voor het weekend een interne discussie of ze wel genoeg voorraad hadden om het weekend goed door te komen. Voor e-office de uitdaging om alle registraties vanaf verschillende opslagterreinen bij elkaar te brengen én inzichtelijk te maken voor de directie. Door alles in één overzichtelijke rapportage samen te brengen, hebben nu alle mensen in de keten van deze organisatie het inzicht om op cijfers te sturen én zonder discussie het weekend in te luiden.

3. MKB

Nóg een mooi voorbeeld is het relateren van planning aan realisatie. Het terugbrengen van een cyclus van een maand, naar een week. Want iedereen heeft te maken met krapte op de arbeidsmarkt en wil zo efficiënt mogelijk met zijn mensen en middelen omgaan. Dat kan met behulp van Power BI. Want zo benut je gemakkelijker alle ruimte in de planning bijvoorbeeld. Maar vergaar je ook eerder inzicht of planning wel overeenkomt met realisatie. En door deze cyclus terug te brengen, kun je als organisatie ook sneller reageren.

“Ik heb een klant gehad die naast de rapportages in Power BI ook nog steeds in Excel rapporteerde. Waarom? Omdat ze graag uitleg gaven bij afwijkingen, zodat de directie geen vragen ging stellen. Dubbelwerk en dat is niet nodig. Dus toen hebben wij een integratie met Powerapp en Power BI gemaakt, zodat ze nu een geeltje in het rapport kunnen maken om eventueel extra uitleg bij cijfers te geven.” Jorn vertelt dat hij dit een mooie overwinning vindt. “Door te luisteren naar de eindgebruiker gaven wij ze het vertrouwen om voor de 100% met Power BI aan de slag te gaan.”

Een goede rapportage is een rapportage die gebruikt wordt

Natuurlijk luisteren wij goed naar de eindgebruikers. Wat zijn hun wensen, maar óók bezwaren. Want als men bijvoorbeeld niet weet waarom ze registreren, ligt die motivatie ook veel lager. Wanneer je kunt uitleggen waarom het zinvol is om te registreren en hoe de rapportages er dan uit komen te zien, krijgt Power BI ook veel meer toegevoegde waarde. Op deze manier komen we samen tot nóg betere rapportages. En de beste rapportages zijn de rapportages die ook gebruikt worden.

“Met behulp van Power BI breng je al het goud dat je als organisatie hebt liggen aan het daglicht. En hierbij gaat het zeker niet alleen om de tool, maar juist om de mensen eromheen. De organisatie en de processen. Het gaat erom dat je samen goede dingen bereikt, en daar is Power BI een mooi hulpmiddel voor”, legt Jorn enthousiast uit.

Gebruik jij al Power BI en heb je hulp nodig met het inventariseren van rapportages? Of ben jij op zoek naar meer visualisatie van data en inzicht? Maak dan hier vrijblijvend een afspraak en wij kijken graag een keer met jou mee.