Microsoft Tenants samenvoegen (of koppelen)?
We gaan samenwonen! Maar wat doe je dan met de inboedel? Een belangrijke vraag, waar je als partners samen over nadenkt. En zo gaat het ook wanneer twee organisaties fuseren. Wat doe je dan met de tenants? Want om twee (verschillende) systemen naast elkaar te laten draaien, terwijl je vanaf heden één bent, is natuurlijk niet zo efficiënt. Laat staan gebruiksvriendelijk voor alle mensen binnen de organisatie.
Jorn Bijnsdorp, Business Consultant e-office, legt je in deze blog het belang van het samenvoegen of koppelen van de tenants uit: “Gebruiksgemak is een keuze en twee organisaties samenvoegen is altíjd spannend. Twee culturen, twee identiteiten; dit kan een worsteling zijn. Maar als je het goed doet, creëer je veel gemakkelijker het ‘wij-gevoel’, doordat het onderscheid vervaagt.”
“Zolang je het samenvoegen of koppelen van tenants voor je uitschuift, blijft er altijd een wij & zij bestaan.”
Waarom je iets (samenvoegen dus) met verschillende tenants wil doen
Tenant is een technische term. Maak je gebruik van Microsoft 365, dan huur je een stukje voor jouw organisatie. Bijna iedereen heeft wel een tenant bij Microsoft bijvoorbeeld. Wil je samenwerken met iemand buiten jouw organisatie, dan moet je eerst ‘aanbellen’ om binnengelaten te worden. En in het geval van een relatie is dit niet heel erg. Maar wanneer je na een fusie dagelijks intensief met elkaar samenwerkt, wil je gewoon de deur bij elkaar plat kunnen lopen. Zónder obstakels. Dus niet die ene meeting missen, omdat jouw systeem niet goed matcht met het systeem dat jouw collega gebruikt. Dit kan voelen alsof je niet opgemerkt wordt en alleen maar in de hal wacht. En dát draagt absoluut niet bij aan de werknemerservaring.
Regel daarom die verhuizing! (migreer die omgeving naar een andere tenant)
“Dit kan een keer voorkomen natuurlijk. Maar wat we vaak zien is dat bedrijven nog lang na de overname op deze manier samenwerken. Dus met twee -vaak meer- verschillende systemen ofwel tenants. Ze daarna ook nog eens gegroeid zijn en het voor nieuwe medewerkers extra verwarrend is te snappen op welke manier ze nou moeten (samen)werken. Of waar je een nieuwe medewerker aanmaakt bijvoorbeeld”, vertelt Jorn. “Ze snappen niet goed waar ze nou horen en waarom ze bij de ene collega in de wachtkamer blijven zitten en bij de ander zo naar binnen kunnen. Deze frustratie is te voorkomen door te onderzoeken welke tenant er moet verhuizen. Door te kijken wat het beste bij de vernieuwde organisatie past. Kun je allebei in één tenant wonen of is het beter om samen iets nieuws te kopen?”
“Hoe langer je gewacht hebt met de verhuizing, hoe groter de opruimklus. Dan heb je eigenlijk te lang in de ‘bij elkaar op bezoek situatie’ gewerkt.”
Samenwonen in Microsoft 365
Hebben we het over samenwerken met verschillende tenants, dan gaat het niet alleen over meetings. Maar ook over het delen van documenten, het chatten, matchen van agenda’s of het vinden van je collega’s in het adressenboek bijvoorbeeld. Wanneer je niet samenwoont is het volkomen logisch dat je niet zomaar toegang hebt tot alle gegevens en meetings. Maar wanneer je als organisatie -na een samenvoeging bijvoorbeeld- als één bedoeld bent, is dat storend. “Voor een goede werknemerservaring is het belangrijk om gebruikers makkelijk te laten samenwerken. Dus door het weghalen van het onderscheid tussen de verschillende bedrijven die zijn samengevoegd. En ja, het kan nog steeds dat je voor de buitenwereld verschillende identiteiten hebt, maar dat er intern -voor de besturing, leiding en facilitair- één laag is”, legt Jorn ons uit.
Microsoft365 is altijd in ontwikkeling.
En komt continu met verbeteringen van het technische proces. Waar het vorig jaar nog noodzakelijk was om twee organisaties in de Cloud samen te laten komen via een internetverbinding. Kun je nu twee organisaties ín de Cloud laten samensmelten. En als Microsoft het al zo makkelijk maakt, waarom zou je het dan nog voor je uitschuiven?
PS: Je verhoogt niet alleen de veiligheid van je organisatie, maar wordt ook minder kwetsbaar door duidelijk onderscheid te maken tussen eigen medewerkers en gasten. Want als je de helft van alle medewerkers als gasten beschouwt, verlaagt dit de drempel voor gasten en vergroot het je veiligheidsrisico.
Natuurlijk zijn er ook uitdagingen
Ben je native Cloud of hybride? Heeft één van de twee organisaties ook nog fysieke servers of applicaties? Dit zijn voorbeelden van uitdagingen, maar ze zijn zeker niet onoverkomelijk. Het is van belang om keuzes te maken. Om ervoor te zorgen dat de nieuwe ICT-infrastructuur niet té ingewikkeld wordt. Jorn: “Wat neem je mee en wat niet? Is er bijvoorbeeld sprake van legacy? Die ene verhuisdoos op zolder die je de vorige keer ook al blind hebt meeverhuist. En waar zit overlap? Of hoe ga je om met de @info-emailboxen? Wees kritisch en betrek hier ook de mensen binnen de organisatie bij, want zij moeten er immers mee werken.”
“Het samenvoegen of koppelen van tenants raakt iedereen. Betrek mensen daarom bij het proces.”
Is de verhuizing geregeld, vergeet dan níet de adoptie
Het gemeenschappelijke doel is om in een betere situatie terecht te komen. “En om dit doel te bereiken is het belangrijk om de hele organisatie mee te nemen en dit op een goede manier te doen: adoptie. Bereid de verhuizing zo goed mogelijk voor, zodat de overgangsperiode ook maar zo kort mogelijk duurt.” Jorn vervolgt: “Kondig deze aan, leg uit waarom en wat dit betekent. Per doelgroep. Praat over de impact, wat mensen zelf kunnen doen en bij wie ze kunnen zijn voor support.”
Een tenant in de Windows 365 Cloud PC biedt voordelen:
1. Gegevensscheiding
2. Beheercontrole
3. Versterkte beveiliging
4. Maatwerk per afdeling
5. Eenvoudiger beheer
6. Strikte toegangscontrole
7. Schaalbaarheid
8. Overzichtelijke structuur
Meer weten over de Windows 365 Cloud PC? Je leest het hier.
Tenants: samenvoegen (of koppelen)?
Wil jij:
• Een betere werknemerservaring?
• Beperkingen en frustraties op de werkvloer oplossen?
• Efficiëntie toevoegen (want een lappendeken van ICT vergt veel instructie)?
• De ICT-complexiteit ontknopen?
• En van de samengevoegde organisatie intern één geheel maken?
Voeg dan de tenants samen. Koppelen kan ook, maar dan moet je er wel rekening mee houden dat er nog een vorm van complexiteit voor de beheerder en gebruikers overblijft. Hoezeer je ook je best doet om dit naadloos te laten verlopen. Samenvoegen maakt het geheel uniform. Voor iedereen. En dan hoef je bijvoorbeeld ook niet bij iedere interne wijziging te vragen op welke omgeving je het moet zetten en wat dan de impact van deze keuze is. Heb je hier hulp bij nodig? Wij helpen je graag!
Lees meer over…
