“Als je ziet dat mensen vooruit willen, geeft dat écht energie!”

“We signaleerden al wat langere tijd dat er een groot verschil in digitale vaardigheden was tussen onze collega’s. Daarnaast werd het gat tussen de digitale mogelijkheden – die zich in rap tempo ontwikkelen – en de kennis van onze collega’s steeds groter”, vertelt Monique, die met de portefeuille Leren en Ontwikkelen nauw bij de kennisontwikkeling van collega’s betrokken is. Vanuit zijn rol als Functioneel Beheerder vult Niels aan: “Om te voorkomen dat mensen het niet meer bij konden benen, maar vooral om hun werkplezier en effectiviteit te verhogen, ontstond een hulpvraag: hoe kunnen we slimmer samenwerken met Microsoft 365? En dan niet met de techniek van Microsoft als doel, maar als middel om slimmer en fijner samen te gaan werken binnen de Gemeente.”

Vanuit die wens is een aanbestedingsdocument geschreven. Monique: “We hadden best een duidelijk eindbeeld voor ogen. We wilden dit namelijk écht goed aanpakken: niet one size fits all in een klasje, waar de één het heel snel oppikt en de ander het gevoel heeft achter te blijven. We zagen het voor ons dat elke individuele medewerker op zijn of haar niveau geholpen werd. We hadden zelf al twaalf basisvaardigheden geformuleerd, die iedere collega na afronding van het traject zou moeten beheersen.”

Knoppencursus versus cultuurverandering

Niels vult aan: “We wilden absoluut geen knoppencursus, maar een menselijke aanpak. Het traject moest daarnaast ook goed aansluiten bij onze organisatieafspraken en het bestaande IT-landschap. Vóór de coronaperiode hadden we de mogelijkheden van Microsoft Teams al ontdekt en dus was deze applicatie – en anderen uit de Microsoft 365 suite – ons gelukkig niet onbekend. We waren echt op zoek naar een partner die ons kon helpen bij het menselijke stuk van deze belangrijke en invloedrijke cultuurverandering binnen onze organisatie, naast dat ze natuurlijk konden ondersteunen bij de technische inrichting van onze omgeving waar dat nog nodig was.”

e-office deed mee aan de aanbesteding en won. “Direct bij de eerste presentatie waren we gecharmeerd van de aanpak: onze mensen stonden in dit plan op de eerste plek en een succesvolle cultuurverandering was het uitgangspunt. Dat is wat wij voor ogen hadden en de aanpak was erg concreet. We hebben uit het verleden helaas ook wel eens gouden bergen beloofd gekregen, waar dan achteraf niet veel van terecht kwam. Maar we hebben vanaf de start van het project ervaren dat wat er was beloofd, ook waargemaakt werd”, vertelt Monique.

“We zijn best een atypische organisatie die niet zo hiërarchisch is ingestoken”, aldus Niels. “We zochten naar een manier die bij óns past om een ambassadeursgroep samen te stellen. Na de kick-off met de directie hebben we daarom een oproep gedaan om intrinsiek gemotiveerde mensen bij elkaar te krijgen als ambassadeurs voor dit project. Dertig collega’s verzamelden zich en parallel met een aantal sessies over hoe onze werkafspraken eruit zouden moeten komen te zien, vormde zich de pilotgroep.” Monique: “Dit was het echte startpunt van het traject. Best spannend, maar als je ziet dat mensen vooruit willen, geeft dat écht energie!”

Aanmeldapp

“Over het algemeen staan mensen niet te springen om een verandering in hun manier van werken. Om de drempel dus zo laag mogelijk te houden, hebben we aan de start van het traject in samenwerking met e-office een automatiseringstool ontwikkeld”, vertelt Niels. “We wilden namelijk dat zo veel mogelijk van onze collega’s de trainingen zouden volgen. Daarnaast wilden we weten hoe we ervoor stonden qua digitale vaardigheden door een zogenoemde nulmeting te doen. Met deze aanmeldapp sloegen we twee vliegen in één klap: een test vooraf en daarna meteen aanmelden voor passende trainingen. Zo werd het voor onze collega’s makkelijker om betrokken te raken én het scheelde een heleboel administratieve last door dit proces te automatiseren.”

Monique: “Om de voortgang van het traject te kunnen monitoren, hebben we in huis een Power BI-dashboard gebouwd, waar de resultaten uit de door e-office bedachte app uit resultaten van de nulmeting en het aantal aanmeldingen voor de trainingen visueel worden weergegeven. Dat vulde elkaar mooi aan! Door constant te monitoren konden we enerzijds mensen die nog niet in actie waren gekomen aanmoedigen en anderzijds successen delen over de behaalde resultaten.”

Starter, volger of expert

Afhankelijk van de score bij de nulmeting, werden medewerkers onderverdeeld in drie verschillende groepen: starters, volgers of experts. “Voor de starters zijn er drie klassikale trainingen georganiseerd”, vertelt Niels. “Volgers kregen drie trainingen via een live webinar aangeboden en de experts konden webinars terugkijken op een gewenst moment. Het leertraject is voltooid wanneer de drie sessies zijn gevolgd of gekeken. Zo kon iedere medewerker op zijn of haar niveau de informatie tot zich nemen. En met een mooi resultaat! 75% van alle medewerkers heeft het volledige traject voltooid. In het percentage dat het traject niet heeft afgerond, vallen ook mensen die bijna met pensioen gaan, langdurig zieken of mensen die de organisatie gaan verlaten. Alles bij elkaar zijn we heel erg tevreden met deze resultaten!”

Communicatie = key

Direct vanaf de start van “Slimmer samenwerken met Microsoft 365” is een uitgebreide interne communicatiecampagne gestart, onder leiding van Rebecca Yuen, medewerker Corporate Communicatie bij Gemeente Roosendaal. “De uitgangspunten van deze campagne waren positiviteit en individuele benadering. We hebben een hoop collega’s gevraagd hun ervaringen te delen, onder andere in ontzettend goed bekeken vlogs.

Ook was er een aparte projectsite binnen ons intranet, waar we continue updates deelden. Daar konden medewerkers ook Learning Pathways (een aanpasbare leeroplossing vanuit Microsoft) vinden, waarmee ze na hun trainingen nog eens konden nalezen of zich verder verdiepen in de materie. Op de frontpage van het HUIS-net had dit traject een prominente plaats.” Monique vult aan: “Door de combinatie van deze positieve en aanmoedigende communicatie, maar ook het weghalen van de vrijblijvendheid van deelname door het betrekken van het Directie Team, hebben we ontzettend mooie participatiecijfers gescoord!”

Geen einde

Digitale vaardigheden blijven ontwikkelen en slimmer samenwerken zijn doorlopende thema’s voor Gemeente Roosendaal. “Dit traject kent dan ook geen einde en we onderhouden een langdurige samenwerking met e-office. Zo zijn we op dit moment nog bezig met groepsconsults. De meeste collega’s zijn al deels of volledig getraind in het leertraject. Een groepsconsult biedt de kans om als team samen te werken en gezamenlijk de voordelen van Microsoft 365 volledig te benutten. Dit helpt niet alleen efficiënter te werken, maar tilt óók de samenwerking naar een hoger niveau!”, vertelt Niels.

“We hebben heel intensief samengewerkt met de consultants van e-office gedurende de afgelopen periode en hebben dat als ontzettend fijn ervaren”, vertelt Monique. “Ze voelden echt als onze eigen collega’s, niet als externen. Snel schakelen, altijd meedenken en een ontzettend fijne energie: daar ga ik heel goed op. Door deze fijne klik konden we ook open en eerlijk zijn als het even tegenzat. We hebben ook heel erg veel gelachen met elkaar om het luchtig te houden. Je kunt druk zijn, maar als je samen een projectgroep vormt en iedereen wil met dezelfde motivatie vooruit, dan maak je pas écht meters. En dat is in dit traject wel gebleken, want we hebben prachtige resultaten behaald door deze fijne samenwerking!”

“Inmiddels zoeken we ook de mogelijkheden van Copilot en AI voor onze organisatie, want daarmee kunnen we onze medewerkers nóg efficiënter en productiever laten (samen)werken. We kunnen zo meteen doorpakken en een vervolg geven aan het afgelopen traject, want ook hier staat slim samenwerken voorop. Groot voordeel is dat onze medewerkers inmiddels ontzettend open staan voor het leren van nieuwe (digitale) vaardigheden, door het doorlopen van dit succesvolle traject.”

Wil je ook aan de slag met slimmer samenwerken met Microsoft 365? Monique en Niels delen in deze blog 7 tips voor een succesvolle verandering naar een slimme organisatie die samenwerkt met Microsoft 365.