Van traditionele manier van werken naar slim digitaal samenwerken

Ongeveer vijf jaar geleden begon Ronald bij Provincie Zeeland in zijn huidige rol bij de afdeling Informatie & Automatisering. “In die periode werkten we nog op een netwerkschijf en wisten we elkaar, maar ook externe collega’s, vooral per mail te vinden. Er was destijds al een grote wens om slimmer en digitaal met elkaar samen te gaan werken en deze traditionele manier van werken achter ons te laten. De Provincie had al de ambitie om een werkplek buiten het kantoor te faciliteren met slimme toepassingen. Door onder andere de coronaperiode is deze wens in een stroomverstelling geraakt, waarbij Microsoft Teams is geïntroduceerd om buiten het kantoor digitaal samen te kunnen werken. We hebben niet lang daarna een aanbesteding in de markt gezet met als hulpvraag: help ons bij het inrichten van een slimme, hybride werkomgeving, waar onze medewerkers elkaar makkelijk kunnen vinden én goed digitaal kunnen samenwerken.”

e-office deed mee aan de aanbesteding en de klik was er meteen. Ronald vertelt: “De persoonlijke aanpak, waarbij het trainingsprogramma in persona’s en doelgroepen werd onderverdeeld, sprak ons erg aan. Het grote project werd opgeknipt in verschillende thema’s, zoals veilig werken, slim samenwerken en persoonlijke effectiviteit. Al onze wensen kregen een plek in dit implementatieplan. We voelden meteen: dit past bij ons! We besloten om niet alleen deze eerste stap, maar ook de daadwerkelijke implementatie met e-office te gaan doen.”

Veiligheid voorop

Het traject dat vervolgens startte, werd opgedeeld in fases. Ronald: “De voorbereidende fase stond in het teken van strategievorming en inhoudelijke voorbereiding. Hierbij werden de uitgangspunten geïnventariseerd om de digitale middelen goed te positioneren in de digitale werkomgeving van de Provincie. In dit geval was dat het Microsoft 365 platform. Natuurlijk moest dit op een veilige manier gebeuren. Omdat we een overheid zijn, moeten we ons aan wet- en regelgeving voor privacybescherming en informatieveiligheid houden. Aan dit vraagstuk besteedden we daarom veel tijd en energie. We hielden sessies over inrichting van beheer en sturing, waarbij we ook met een externe partij een Data Protection Impact Assessment (DPIA) opstelden voor het privacy aspect. De uitkomsten hiervan hebben we met e-office gedeeld, zodat zij hier rekening mee konden houden voor de opzet van de functionele inrichting en daarmee uiteindelijke ondersteuning van de eindgebruikers. Want hoe richt je zo’n Teams-omgeving voor onze medewerkers nou efficiënt én veilig in? Je moet rekening houden met de juiste gevoeligheidslabels en encryptie zodat de vertrouwelijkheid en integriteit van berichten en bestanden gewaarborgd blijft. De consultants bij e-office hebben op dit onderwerp samen met onze eigen collega’s mooie resultaten geboekt.”

Na het schetsen van de kaders kon de daadwerkelijke uitrol beginnen. “De eerste fase was ‘veilig en overal werken’, waarbij we Word, Excel, PowerPoint en Outlook voor alle collega’s beschikbaar hebben gesteld. Ook is in deze fase data gemigreerd van de netwerkschijf naar OneDrive. In volgorde van afdeling hebben we alle medewerkers overgezet, waarbij ze vooralsnog konden blijven werken zoals ze gewend waren. In een dergelijk veranderproces loop je natuurlijk ook tegen technische uitdagingen aan, die impact hebben op de planning. Gelukkig hebben we deze op een goede manier kunnen oplossen.”

Ambassadeursprogramma

De vraag hoe de medewerkers van Provincie hun werk op een betere en slimmere manier kunnen uitvoeren stond centraal in het traject. “Dat hebben we ook tijdens de technische uitrol gedaan. Toen dat was afgerond zijn we een uitgebreid adoptietraject ingegaan. De eerste stap was om ambassadeurs uit elke afdeling te vinden. Enerzijds om als eerste de trainingen te volgen en opgeleid te worden, maar ook om het lesprogramma te testen en finetunen. En natuurlijk de grootste rol van een ambassadeur: kennis delen met andere collega’s en hen enthousiasmeren! Dit ambassadeursprogramma sloeg dus drie vliegen in één klap. De ambassadeurs zijn zeer gedreven collega’s die heel goed hebben meegedacht over de inrichting van de omgeving, de applicaties hebben getest, feedback hebben gegeven en gedragsregels hebben opgesteld.”

“We deden namelijk afstand van onze traditionele manier van werken op een netwerkschijf en maakten de stap naar slim digitaal samenwerken, waarbij we Teams als platform gebruiken voor communicatie en informatie delen. Een heel belangrijke stap!”

 

Met de ambassadeursgroep kon de tweede fase écht van start gaan: ‘slim samenwerken’. “Het belangrijkste onderdeel wat mij betreft, want hiermee gingen we écht aan de slag met een nieuwe manier van werken. Hierbij werd Microsoft Teams aangezet. Deze fase zie ik als het hart van het project! We deden hiermee namelijk afstand van onze traditionele manier van werken op een netwerkschijf en maakten de stap naar slim digitaal samenwerken, waarbij we Teams als platform gebruikten voor communicatie en informatie delen. Een heel belangrijke stap!”, vertelt Ronald.

Blijven enthousiasmeren voor succes

Parallel aan de technische uitrol van Teams zijn meer dan honderd trainingssessies georganiseerd en volgden bijna 600 medewerkers de trainingen. “Niet iedereen is even digitaal vaardig. Fijn dat e-office ons heeft geholpen bij een persoonlijke aanpak in het adoptieprogramma, zodat al onze collega’s zich gehoord en gezien voelden. De samenwerking met e-office was sowieso heel goed. Hun sterke punt is echt om mensen op de eerste plek te zetten. Dit doen ze bijvoorbeeld door trainingsmaterialen te verzorgen, video’s op te nemen en ambassadeurs op te leiden. En dat allemaal op een leuke, collegiale manier. Onze medewerkers kregen hierdoor echt zin in de verandering!”

“Onze medewerkers kregen hierdoor echt zin in de verandering!”

Natuurlijk is de projectgroep tijdens de uitrol in gesprek gebleven met alle verschillende afdelingen over hóe ze dan gingen samenwerken met dit nieuwe platform. Ronald: “De oude manier van werken moet namelijk niet gekopieerd worden naar een nieuwe omgeving. Dat gaat schuren. Je moet mensen bewust maken van twee dingen: wat ís Teams en wat kan je ermee? En hóe zou je willen samenwerken? Dat vraagt veel van medewerkers. In het begin is alles nog nieuw en is het lastig om je voor te stellen hoe het werk in de toekomst zou kunnen zijn. We zijn collega’s dus blijven enthousiasmeren en aanmoedigen. Binnen elke afdeling zijn naast de ambassadeurs ook nog vertegenwoordigers gezocht en gevonden om deze gesprekken mee te blijven voeren. Zo konden we de omgeving zo goed mogelijk op de wensen van de medewerkers laten aansluiten en hun bevindingen konden verwerken. We hebben er daarnaast voor gekozen om de organisatiestructuur te gebruiken om Teams in te richten. Hierdoor sluit de digitale werkomgeving aan bij hoe de werkzaamheden binnen de Provincie Zeeland georganiseerd zijn en heeft iedereen automatisch toegang tot zijn of haar Team.”

Spin in het web

Naast de algemene organisatie inrichting zijn er ook projectomgevingen en tijdelijke Teams ingericht, waarvoor specifieke collega’s van de Provincie verantwoordelijk zijn en zelf leden kunnen uitnodigen. “We zijn ruim een jaar bezig met dit traject en inmiddels hebben al onze 750 medewerkers toegang tot de nieuwe digitale werkomgeving. Maar dat niet alleen: we hebben ook zo’n 500 externen die toegang hebben tot onze projectomgevingen of tijdelijke Teams. Als Provincie zijn we namelijk een belangrijke schakel in de samenwerking met het Rijk. Daarnaast zijn we een partner voor de Zeeuwse gemeenten en maatschappelijke instellingen. Om binnen dat netwerk van (keten)partners succesvol projecten uit te voeren, heb je goede communicatie nodig. Er was dus duidelijk heel veel behoefte aan een digitale werkomgeving om dit te kunnen ondersteunen! Voorheen ging deze communicatie allemaal per e-mail of via minder integrale oplossingen. Samenwerken met externen binnen het Microsoft 365 platform sluit veel beter aan bij het moderne werkgeverschap dat we als Provincie nastreven.”

We houden de digitale transformatie vast

“Ik merk dat collega’s de nieuwe manier van werken heel prettig vinden. Samenwerkingen zijn verbeterd, verlopen soepeler en zijn enorm toegenomen. Het blijft een ingrijpende cultuurverandering, die zeker nog tijd nodig heeft om te landen. Maar het stopt niet hier. We blijven doorgaan met aandacht besteden aan de adoptie van de techniek, door te blijven trainen en bijvoorbeeld tips en tricks op ons intranet te delen. Als we nog een jaar verder zijn, weten we niet beter!”

En nu, Ronald? “We houden deze digitale transformatie vast. We blijven dus op zoek naar manieren om onze samenwerking nog verder te optimaliseren. Wat onder andere hoog op het verlanglijstje staat, is het aansluiten van onze digitale werkomgeving op het archiverings- en zaaksysteem en het structureren van onze data. Dat gaat medewerkers enorm helpen het werk nog efficiënter uit te voeren. Ook zijn we aan het onderzoeken hoe AI onze medewerkers kan helpen bij het nog beter uitvoeren van hun werk. Hiervoor hebben we bij e-office de eerste inspiratieworkshop al gevolgd en mogelijke scenario’s in kaart gebracht. We blijven door ontwikkelen, maar de toekomst kunnen we uiteraard niet inzien. We zetten onze digitale transformatie stap voor stap voort.”