Het verandertraject van Curio: digitaal communiceren en (samen)werken met Microsoft 365

Na de dagstart ontmoeten we Susan in het bedrijfsrestaurant van het hoofdkantoor van Curio in Etten-Leur, waar ze druk aan het typen is. “Op dit moment schrijf ik de Heartbeat: hét communicatiemiddel tijdens dit verandertraject. Er zijn verschillende managementteams van allerlei sectoren en diensten gemoeid met dit traject en we willen hen zo goed mogelijk betrokken houden bij de vorderingen die we maken. Daarom sturen we deze maandelijkse communicatie uit, waarbij we inzicht bieden in de voortgang. Dat doen we op alle thema’s, bijvoorbeeld hoe het ervoor staat met het opleiden van eindgebruikers, een update over beleid en werkafspraken én de status van het gebruik van de Microsoft 365 omgeving. We delen voorbeelden uit de praktijk en natúúrlijk reeds behaalde successen. Het gevoel dat we het samen doen: dat is het hoofddoel van het verzenden van de Heartbeat!”

Het verandertraject bij Curio: samenwerken in Microsoft 365

Tijdens een heerlijke lunch in het bedrijfsrestaurant (waar door studenten onder begeleiding van een kok wordt gekookt), heeft Susan tijd om wat meer te vertellen over het verandertraject waar ze bij ondersteunt. “Het programma waar we mee bezig zijn heet Digitaal communiceren en samenwerken met Microsoft 365. En dat dekt precies de lading! Het gaat hier echt om een grote organisatie én cultuurverandering, want een nieuwe werkwijze voor communiceren en samenwerken heeft ook alles te maken met gedrag en leiderschap. e-office helpt Curio bij het neerzetten van een fundament om op lange termijn samen te gaan werken binnen het Microsoft 365 platform, volgens goede werkafspraken.”

De werkzaamheden van e-office gaan volgens een gedifferentieerde aanpak, waarbij wordt ingespeeld op de wensen, behoeftes én het digivaardigheidsniveau van medewerkers. “De eindgebruikers op de eerste plaats, dus!”, legt Susan uit. “Voordat we zijn begonnen hebben we een inventarisatietraject uitgevoerd, waar we deze wensen en behoeften hebben opgehaald. De uitkomst hiervan hebben we vervolgens vertaald naar een advies. Daar is een opleidingstraject voor de gebruikers uit gekomen, maar ook dat het héél belangrijk is dat we de MT’s en DT’s gaan activeren in hun sponsorrol. Zij zijn namelijk heel belangrijke uitdragers van waarom werken op deze manier zo belangrijk is.”

Niet zomaar een traininkje

Een cultuur- en gedragsverandering vraagt om betrokken leiderschap en tijd. Susan: “Klopt. Dat is geen kwestie van een paar traininkjes geven en klaar. Alles valt of staat met enerzijds bewustwording bij het management (waarom is deze nieuwe manier van werken en hun rol daarin zo belangrijk?) en anderzijds is het van groot belang dat medewerkers voelen waarom deze manier van werken zo belangrijk is. Wat levert het op voor jou als individu, maar ook voor je team en de organisatie? Die intrinsieke motivatie moet je eerst creëren, anders haken mensen af. Juist díe rol ligt bij de MT’s en DT’s van Curio.”

Hier is ook een belangrijke rol weggelegd voor de communicatieafdeling van Curio. Om 13:00 uur heeft Susan een digitale meeting met Kelly Deckers, communicatieadviseur. De dames hebben een hoop te bespreken: “We hadden een volledig communicatieplan uitgestippeld, maar we hebben gemerkt dat het traject hobbeliger verloopt dan gepland. Want niets is zo veranderlijk als een verandertraject: het vraagt om continu bijsturen en inspelen op verandering! We communiceren dus nu as we go. We hebben al verschillende vlogs opgenomen, een introductievideo gemaakt, posters geprint en andere communicatie uitingen geproduceerd, zodat onze medewerkers het nut gaan inzien van samenwerken in Microsoft 365.” Daar ligt voor Kelly dus en belangrijke rol!

Als mensen on board zijn, komt de kennisoverdracht. “Als je als medewerker, maar ook als MT-lid, snapt waarom we dit doen, wil je het ook graag leren en in de praktijk kunnen brengen. Mensen moeten dus intrinsiek instappen: dát is je fundament. En zo’n fundament heb je keihard nodig in een cultureel verandertraject! Dat vraagt om de nodige kennis van het Microsoft 365 platform, maar ook over de werkafspraken die zijn gemaakt. Dáár komen de trainingen dan goed van pas. Recent heeft e-office nog een trainingsdag georganiseerd voor 240 medewerkers – voornamelijk docenten – van de sector Economie en Ondernemen. Een super geslaagde dag, waar een hoop kennis succesvol is overgebracht!”

Onderdeel van de organisatie

Als Susan en Kelly de onderwerpen voor deze meeting hebben afgerond, is er ook even tijd om bij te kletsen. Dat klinkt wel erg gezellig! Susan lacht: “Zeker, na een jaar lang twee dagen per week samenwerken, krijg je vanzelf een goede band. Ik voel me daardoor ook niet een externe medewerker. Ik wil niet als leverancier gezien worden, maar als onderdeel van de organisatie. Het inblenden, persoonlijk contact maken: dat is waar ik het goed op doe en dat is óók hoe je mensen in beweging krijgt!”

Na de meeting met Kelly verplaatsen we ons gauw naar een andere ruimte, waar nog een fijne collega zit te wachten: Oscar Hameetman. Wat zijn rol is in dit traject? “Ik ben de olie tussen Curio en e-office. Structuur, vastigheid, planning en alles wat rand voorwaardelijk is om dit project te laten slagen. Een procesbegeleider, als je het een naam wil geven. Ik heb een achter-de-schermen-rol, waarbij Susan veel meer in de frontlinie opereert. Vanuit die duo-rol leiden we samen de verandering binnen Curio in goede banen. Daarbij spelen we in op processen, doelgroep, wensen en behoeftes, waarbij we meelopen met de snelheid van Curio en meebewegen in wat zij van ons vragen. We zijn echt vier handen op één buik!

Het is een leuk traject, waar Susan en ik beiden veel van hebben geleerd. Met name over het meebewegen met de organisatie en het zorgen dat de risico’s op een charmante manier worden gemanaged. Curio is echt een onderwijsorganisatie die een specifieke aanpak behoeft. Zacht op de mens, hard op de inhoud! Geen makkelijke opgave, maar dat maakt het ook een uitdaging!”

Mens, organisatie én techniek

Na afloop van de meeting met Oscar, doet Susan voor we naar huis gaan nog een belangrijke toevoeging. “Bij dit verandertraject wordt gebruik gemaakt van het Microsoft 365 platform. Maar dat is niet het doel. Het gaat erom dat de techniek een middel is om de medewerkers zo goed mogelijk mee te ondersteunen, zodat zij met plezier en gemak kunnen (samen)werken. Daarbij is het natuurlijk wel van belang dat deze techniek goed aansluit en de medewerkers van Curio optimaal laat samenwerken. Daarom is mijn e-office collega Maarten Spekschoor, Microsoft Consultant, ook betrokken. Bij Curio heeft hij de rol van Solution Architect voor Microsoft 365.”

Maarten: “Ik ondersteun bij het opstellen van werkafspraken en functionele vragen binnen het Microsoft platform, zowel de applicaties als de toepassingen van governance. Daarnaast ondersteun ik in functioneel beheer en ben ik de rechterhand van de Enterprise Architect. Wat deze opdracht zo interessant maakt? “Er zijn veel verschillende soorten vraagstukken bij Curio, van gedeelde kanalen en bewijskeuzes tot het vervangen van applicaties. Daarnaast is het een zogenaamde ‘hoog risico omgeving’, want studenten en docenten werken samen in één platform. Ik ben dus ook betrokken bij de verandering, maar vanuit een andere benadering dan Susan.”

Na afloop van een goed gevulde dag, besluit Susan: “En zo versterken we elkaar. We pakken gezamenlijk de verandering aan, op het gebied van mens, organisatie én techniek. Dat is hoe we het bij e-office graag doen!”